Vom „digitalen Zwilling“ zur digitalen Großfamilie Digitales Informationsmanagement im Krankenhaus

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G&W Software AG

Kliniken sind auch bautechnisch in vielerlei Hinsicht ein Superlativ – kaum eine andere Immobilienart weist eine derart hohe Installationsdichte und Wartungsintensität auf. Und auch im digitalen Abbild, dem so genannten digitalen Zwilling, ergeben sich hohe Anforderungen, da er sich in der Klinikrealität heute landläufig eher als chaotische Großfamilie gestaltet. Genau deshalb beginnt hier digitales Informationsmanagement (DIM).

In Krankenhausprojekten entstehen Inhalte parallel in zahlreichen Systemen. Planung, Bau und Umbau, technischer und kaufmännischer Betrieb, Dokumentation, Patient:innenorganisation. Dazu kommen Übergaben, Nachträge und spätere Anpassungen. Wenn diese Kette nicht klar organisiert ist, entstehen Inseln. Ohne klar definierte, bereichsübergreifende Prozesse entsteht Wildwuchs. Kommunizieren Werkzeuge nicht direkt über Schnittstellen, entstehen Datensilos. Ergebnis: Zusammenhänge gehen verloren, Redundanzen und Doppelbearbeitung sind Alltag. Wissen muss bei jeder Maßnahme neu aufgebaut werden, Informationen bei jeder Abfrage überprüft werden.

Für die Träger-Gesellschaften und Direktionen ist das kein IT-Problem – es ist ein Steuerungsproblem. Denn es trifft genau jene Momente, in denen es schnell und trittsicher gehen muss: bei Störungen, bei Prüfungen, bei Umbauten, bei Funktionsänderungen, bei Verfügbarkeitsanfragen. Die entscheidende Frage lautet dann nicht „Welche Daten und Software-Systeme haben wir?“, sondern: „Welche Informationen bekomme ich wie schnell, welche sind belastbar? Welche bleiben es in den nächsten fünf, zehn oder zwanzig Jahren? Und welche lassen sich bei der nächsten Maßnahme ohne Reibungsverluste weiterverwenden?“

Prinzip digitales Informationsmanagement bringt Abhilfe 

Digitales Informationsmanagement (DIM) zielt auf eine ganzheitliche Betrachtung und Vernetzung aller digitalen Gebäudedaten und der Entwicklung von zugehörigen Prozessen im gesamten Gebäudelebenszyklus. Ziel ist es, allen Stakeholdern im Lebenszyklus jederzeit brauchbare, aktuelle und verlässliche Informationen aus allen Datenquellen verfügbar zu machen. Vom Hausmeister bis zur technischen Direktion, von der Patientin über den Pfleger bis zur Chefärztin.

Bedarfsorientierte Informationsstandards

Durch ein Denken von hinten nach vorne, also von der Betriebsführung bis in die frühe Planung, können Informationsbedarfe sinnvoll, schlank und zielorientiert definiert werden. Was hilft es zum Beispiel, in BIM-Richtlinien für Planung und Ausführung Inhalte zu definieren, die im Betrieb niemand mehr nutzen oder pflegen kann? Neben schlanken Modellierrichtlinien und sinnvollen Vorgaben zur Objekt-Attributierung in der BIM-Welt gilt es hier vor allem eine Kennzeichnungssyntax (etwa AKS) für eine plattformübergreifende Objektidentifikation und logische Verknüpfungsstrukturen für weiterführende Daten wie Pläne, Schemata, Datenblätter, Wartungs- und Montage-Anleitungen usw. zu entwickeln.

Die Kernfragen bei der Entwicklung digitaler Informationsstandards lauten: Wer liefert wann, warum und welche Informationen – in welcher Form, in welchem Format, nach welchem Standard und in welches System. Häufig haben Kliniken bereits umfangreiche Standards zur Bauwerkdokumentation. In diesem Fall sollten diese mit Blick auf BIM, also im Kern auf Objekt-orientierte Datenhaltung, gesichtet und ggf. angepasst werden.

Praxisnahe Organisations- und Prozessstandards

Digitale, objektbasierte Workflows bedeuten in fast allen Bereichen einen Paradigmenwechsel. Prozesse müssen vollständig reorganisiert, Hoheiten und Zuständigkeiten, Rollen und Funktionen neu geregelt und auf Organisationsebene verankert werden. Durch ein bereichsübergreifendes, übergeordnetes digitales Informationsmanagement können Rollen und Verantwortlichkeiten, Hoheiten und Einschränkungen definiert werden – das große Stichwort heißt hier Data Governance. Kaufmännischer, technischer, baulicher und medizinischer Betrieb müssen ein klares Zielbild, Zuständigkeiten und wechselseitige Abhängigkeiten definieren und in Funktionsbildern festlegen. Sind diese organisatorischen Grundlagen etabliert, können Prozesse entwickelt werden, die langfristig die benötigte Datenqualität und optimale Datenflüsse in Planung, Errichtung, Umbau und Betrieb sicherstellen, um aus diesen Daten jederzeit verlässliche Informationen gewinnen zu können.

Digitales Informationsmanagement: optimal ausnutzen und vernetzen

Elementbasierte, digitale Workflows bedingen neue Werkzeuge – und diese müssen den eigenen Ansprüchen entsprechend gewählt und angepasst werden. Die Kernfragen (neben der Kostenbetrachtung) lauten dabei: Welche Werkzeuge sind für meine Anwendungsfälle und Kernprozesse geeignet? Wie müssen diese angepasst werden, um meinen Bedürfnissen optimal zu entsprechen? Welche Systeme können über welche Schnittstellen vernetzt werden? Wie zukunftssicher sind diese Systeme, wie gut interagieren sie mit meiner bestehenden Werkzeuglandschaft? Prozessgestaltung und Informationsbedarfe haben großen Einfluss auf die Werkzeugwahl – und umgekehrt. Deshalb können Festlegungen nur im Wechselspiel mit diesen Themenkreisen entwickelt werden. Und neben vielen technischen Machbarkeitsfragen geht es hier auch um Grundsätze: Als kritische Infrastruktur haben Kliniken häufig rigide Cloud-Policies, die die Auswahl „modernerer“ Daten-Plattformen und Common Data Environments (CDE) sensibel einschränken können.

Integration von Bestandsdaten und -systemen

Kaum ein Klinik-Bauvorhaben startet heute noch auf der grünen Wiese. Und so wie auch die Bauwerke selbst, ist häufig auch die bestehende Dokumentation in die Jahre gekommen. Ebenso wie die Software-Systeme, mit denen die Bestandsdaten erzeugt, gepflegt und verwaltet werden.
Wie bei einem physischen Umzug muss auch bei digitalen Daten und Systemen überlegt werden, wie mit dem Bestand umgegangen wird: Was lohnt es, zu erhalten – was kann weg? Was kommt mit, was bleibt wo es ist? Was kommt wohin? Was wird im Zuge des Umzugs aufbereitet? Das Ergebnis ist eine Migrationsstrategie, die festlegt, welche Daten unangetastet, welche aufbereitet und vielleicht sogar, idealerweise automatisiert, in neue Systeme migriert werden.

Transformation und Change-Management 

Digitales Informationsmanagement einzuführen ist mehr als die Formulierung neuer Standards. Damit diese gelebt werden, braucht es Change-Management: Neben klar formulierten Zielen und Meilensteinen sowie ausreichenden Kapazitäten braucht es ein gestaffeltes Ausbildungskonzept, Maßnahmen zur Akzeptanzbildung während der Implementierungsphase sowie eine verlässliche Supportstruktur in der Pilotierung. Da sich eine Implementierung erfahrungsgemäß über mehrere Jahre erstreckt und eigene Wissens- und Entscheidungsträger:innen bindet, braucht es aber auch ein klassisches Projektmanagement, also eine Kosten-, Ressourcen- und Prozessplanung. Ein Krankenhaus ist ein Hochrisiko-Betrieb mit komplexer technischer Gebäudeausrüstung. Betriebssicherheit entsteht nicht nur durch robuste Technik. Sie entsteht durch Entscheidungsfähigkeit. Und Entscheidungsfähigkeit braucht verlässliche Informationen. DIM unterstützt Krankenhausträger vor allem bei drei Betreiberzielen:

• 1) Sichere Verfügbarkeit von Anlagen und kritischen Bereichen
  Wenn Informationen vollständig und aktuell sind, lassen sich Anlagen gezielter betreiben und instandhalten. Das reduziert Ausfälle. Es erhöht die Verfügbarkeit. Vor allem dort, wo Stillstand keine Option ist.
• 2) Nachweisbarkeit von Wartung, Prüfungen und Betreiberpflichten
  Im Gesundheitsbau zählt Dokumentation nicht als Archiv. Sie zählt als Nachweis. DIM schafft dafür eine nachvollziehbare Informationskette, die auch Jahre nach der Übergabe trägt. Das entlastet den Betrieb und erhöht die Rechtssicherheit.
• 3) Steuerbarkeit von Kosten, Energie und Kapazitäten
  Wer Umbauten, Erweiterungen oder Umnutzungen plant, braucht belastbare Grundlagen. DIM reduziert Informationsverlust und verbessert die Planbarkeit. Das wirkt direkt auf Budget, Energiekennzahlen und die Steuerung von Flächen und Kapazitäten.

Digitales Informationsmanagement: Der Hebel liegt im großen Bild

Digitales Informationsmanagement (DIM) entfaltet Wirkung, wenn Bauherren Klarheit schaffen: Welche Informationen braucht der Betrieb wirklich? Welche Daten müssen dafür im Projektkontext erzeugt werden? Was ist dabei Aufgabe der Planung, was liegt bei den Ausführenden? Und wie werden Rollen, Verantwortlichkeiten und Übergaben intern wie extern so definiert, dass Informationen langfristig nutzbar bleiben und nicht mit der Eröffnung eines neuen Bauabschnitts veraltet sind?

Der holistische Ansatz macht den entscheidenden Unterschied. Ohne eine gesamthafte Konzeption von Informationsbedarf, Organisation, Prozess und Technologie wird Digitalisierung zwangsläufig zur wahllosen Sammlung von Dokumenten, Modellen und Plattformdaten. Mit DIM wird sie zur dauerhaften Informationsbasis, die den Betrieb stützt und Weiterentwicklung ermöglicht – auch dann, wenn Teams wechseln, Systeme erneuert werden und das Gebäude längst in der nächsten Betriebsphase angekommen ist.

Entscheidend ist nicht „mehr digital“. Entscheidend ist: Information, die im Betrieb funktioniert. Wer Gesundheitsbauten plant, baut nicht nur Gebäude. Er baut Betriebsfähigkeit. DIM macht diese Betriebsfähigkeit sichtbar, prüfbar und langfristig steuerbar. Digitales Informationsmanagement einzuführen, ist ein vielschichtiger Prozess und dauert Jahre. Mit den richtigen Schritten in der richtigen Reihenfolge in den richtigen Themenkreisen ist es jedoch eine planbare Aufgabe mit großen Erfolgsaussichten. Weitere Informationen:  www.atp.ag

Susanne Trierscheid, Bentley Systems, im Gespräch

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