gesponsertingo365 SMART Digitalisierung im Planungsbüro muss kein Großprojekt sein

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NewVision Software GmbH

Viele Planungsbüros sind längst digital. Das eigentliche Problem: Ihre Prozesse sind es häufig nicht. Zeiterfassung, Projektplanung, Honorarkalkulation, Controlling und Buchhaltung funktionieren für sich, doch die Informationen liegen in unterschiedlichen Anwendungen.

Damit entsteht Digitalisierung auf dem Papier, während im Alltag weiterhin Daten übertragen, Excel-Listen gepflegt und Informationen zusammengesucht werden müssen.

Mit steigender Projektanzahl wird daraus zunehmend eine Herausforderung. Wie viele Stunden sind für ein Projekt bereits angefallen? Wie entwickelt sich das Honorar im Verhältnis zum Aufwand? Welche Ressourcen stehen für kommende Projekte zur Verfügung? Und wie wirtschaftlich läuft ein Projekt tatsächlich?

Gleichzeitig scheuen viele Planungsbüros den nächsten Schritt, weil eine ERP-Einführung schnell mit langen Workshops, umfangreicher Individualentwicklung und einem entsprechend aufwendigen Einführungsprojekt verbunden wird.

Doch muss die Digitalisierung eines Planungsbüros tatsächlich immer ein komplexes Individualprojekt sein?

Mit ingo365 SMART verfolgt newvision einen anderen Ansatz. Die Lösung basiert auf vordefinierten und praxiserprobten Prozessen für Planungsbüros. Statt einzelne Insellösungen miteinander zu verbinden, werden zentrale projektbezogene und kaufmännische Abläufe auf einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt.

Das reicht von Honorarkalkulation und Angebotslegung über Projekt- und Ressourcenplanung sowie Projektzeiterfassung bis zu Projektcontrolling, Nachkalkulation und Rechnungsstellung. Kalkulierte Honorare und Projektbudgets bilden dabei die Grundlage für die Planung. Während der Projektabwicklung werden geleistete Stunden und Aufwände den jeweiligen Projekten zugeordnet und können laufend mit Budgets und wirtschaftlichen Kennzahlen abgeglichen werden. So werden Projektfortschritt, Ressourcenauslastung, Soll-Ist-Abweichungen und Wirtschaftlichkeit transparenter und bilden eine belastbare Grundlage für Controlling, Abrechnung und weitere Projektentscheidungen. Projektzeiten, Budgets, Leistungen und kaufmännische Informationen laufen dabei in einem gemeinsamen Prozess von der Projektanlage über die Leistungserfassung bis zur Auswertung und Abrechnung zusammen.

Auch die Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung lässt sich einbinden: Über Schnittstellen zu DATEV und BMD können relevante Buchungsdaten für die weitere Verarbeitung beim Steuerberater bereitgestellt werden. Damit endet der digitale Prozess nicht bei der Rechnungsstellung, sondern schafft auch eine Verbindung zwischen dem operativen Projektgeschäft und der kaufmännischen Weiterverarbeitung.

Der Leistungsumfang von ingo365 SMART ist klar definiert und die Einführung folgt einem strukturierten Best-Practice-Ansatz. Bei passender Ausgangssituation kann ein produktiver Start in der Regel innerhalb von ein bis drei Monaten erfolgen.

Der Ansatz richtet sich damit besonders an kleinere und mittelständische Planungsbüros, die ihre Prozesse durchgängiger digitalisieren möchten, ohne zunächst ein umfangreiches Individualprojekt umzusetzen.

Wie dieser Ansatz in der Praxis funktioniert und für welche Planungsbüros er geeignet ist, erfahren Sie im ausführlichen Fachbeitrag: