Kostenmanagement Die automatisierte Rechnungsprüfung für die Baubranche

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Das Berliner Softwareunternehmen Cathago bringt Version 3.0 seiner cloudbasierten Plattform auf den Markt. Neben Funktionen rund um die Digitalisierung von Einkaufsprozessen wurde das Anwendungsspektrum um Features wie digitaler Lieferschein und eine automatisierte Rechnungsprüfung erweitert.

Papier, händischer Abgleich und viele Fehler

In den meisten Bauunternehmen läuft der Prozess rund um Lieferscheine und Rechnungen bislang noch weitgehend analog ab. Material wird auf der Baustelle entgegengenommen, der Papier-Lieferschein wird vom Polier unterschrieben. Später müssen diese Belege ins Büro gebracht werden, mancherorts wird dieser alternativ auch schon eingescannt.

Dort gesichtet, erfolgt dann der händische Abgleich mit der ursprünglichen Bestellung und der Rechnung. Abweichungen bei Mengen oder Preisen fallen dabei oft erst spät auf, was zu Rückfragen, zeitaufwendigen Klärungen und nicht selten auch zu fehlerhaften Zahlungen führt. Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten und fehlende Transparenz zwischen Baustelle und Verwaltung kosten Zeit, binden Ressourcen und erhöhen das Risiko von Fehlern erheblich.

Viele Bauunternehmen haben zwar begonnen, Lieferscheine einzuscannen und digital abzulegen – doch dieser Ansatz löst die eigentlichen Probleme nicht. Ein einfacher Scan ersetzt lediglich das Papierdokument durch ein Bild, das weder strukturiert noch auswertbar ist. Mengen, Artikelnummern oder Lieferzeiten sind weiterhin manuell zu prüfen und zu übertragen. Das Ergebnis: Der Prozess bleibt zeitintensiv, fehleranfällig und bringt kaum Effizienzgewinne.

E-Lieferschein für die Baustelle

Mit dem neuen E-Lieferschein revolutioniert das Unternehmen den Umgang mit Lieferdokumenten: Statt reiner Scans erfasst die Foto-Scan-KI alle Daten automatisiert, ordnet sie dem richtigen Projekt zu und stellt sie in Echtzeit für Wareneingang, Verwaltung und Rechnungsprüfung bereit – schnell, fehlerfrei und vollständig transparent.

Die neue Technologie ermöglicht auch die automatische Erfassung von Artikelpositionen und Mengen direkt beim Wareneingang. Der Originalbeleg wird digitalisiert, automatisch dem richtigen Projekt und Lieferanten zugeordnet und ist in Echtzeit im Büro verfügbar. Die Eingangsrechnungen werden automatisch mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen. Jeder Beleg erhält automatisch eine einzigartige Referenznummer, so dass Barcodes auf den Dokumenten künftig überflüssig werden.

Mengen- und Preisabweichungen erkennt das System selbstständig und markiert sie zur Klärung. Nach Freigabe erfolgt die Übergabe ohne manuelle Zwischenschritte an das Buchhaltungssystem. So wird aus einem bisher fehleranfälligen, zeitintensiven Vorgang ein durchgängiger, effizienter und revisionssicherer Prozess.

Auch die Preise aus Rahmenverträgen und hinterlegten Preislisten werden automatisch berücksichtigt, um Rechnungen zuverlässig gegen die vereinbarten Konditionen zu prüfen. Zudem werden PDF-Auftragsbestätigungen der Lieferanten direkt mit den eigenen Bestellungen abgeglichen – Abweichungen werden sofort sichtbar.

Von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung

Cathago entwickelt seinen Fokus von der digitalen Bestellabwicklung hin zu einem vollständig integrierten Beschaffungsprozess. Während bisher vor allem Bestellungen und Abrufe im Zentrum standen, umfasst die Plattform nun sämtliche Belegarten in einem zentralen, cloudbasierten System: von der Auftragsbestätigung über den Lieferschein bis hin zur Eingangsrechnung.

Unabhängig vom Bestellweg – ob per App, telefonisch, per E-Mail oder bei direkter Abholung – werden alle Bestellungen systematisch im System erfasst. Ein intelligenter Algorithmus sorgt dafür, dass jeder Bestellung automatisch die zugehörigen Belege zugewiesen werden – kanalunabhängig, präzise und in Echtzeit. Dabei bleibt es nicht bei der reinen Ablage: Alle relevanten Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten liegen digital strukturiert vor und ermöglichen eine umfassende Mengen- und Preisprüfung.

Integration in bestehende IT-Landschaft

Die cloudbasierte Plattform ist dabei keine Insellösung, sondern wurde von Grund auf für die einfache Anbindung an bestehende Systeme konzipiert. Die Integration in gängige ERP-Systeme ermöglicht einen durchgängigen, medienbruchfreien Datenfluss: Stammdaten werden automatisch abgeglichen, Bestellungen direkt angelegt und Bestell- wie auch Lieferpositionen zuverlässig übergeben. Darüber hinaus bindet sich Cathago problemlos in etablierte Dokumentenmanagement- und Workflowlösungen ein. Belege und Dokumente werden automatisch synchronisiert und nahtlos in bestehende Prüf- und Freigabeprozesse integriert.

• Automatischer KI-Scan von Lieferscheinen direkt vor Ort 
• Digitale Ablage nach Projekt und Kreditor – ohne manuelle Nacharbeit
• Wareneingangskontrolle auf der Baustelle mit sofortiger Rückmeldung ans Büro
• Erstellung des E-Lieferscheins per Klick – inklusive Mängelmeldung bei Abweichungen
• Digitale Signatur, automatisierter Orts- und Zeitstempel
• Lückenlose Foto-, Fehler- und Mängeldokumentation

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