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Bürosoftware So wird die Zeiterfassung einfacher und effizienter

Verantwortliche:r Redakteur:in: Andreas Müller 2 min Lesedauer

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Software zur Zeiterfassung der Leistungsphasen und Dienstleistungen unterstützt Ingenieurbüros in ihrer täglichen Arbeit.

Xpert-Timer erfasst für die Abwesenheiten. Neue, individuelle Abwesenheiten können neu erstellt und erfasst werden.(Bild: Xpert-Timer Software)
Xpert-Timer erfasst für die Abwesenheiten. Neue, individuelle Abwesenheiten können neu erstellt und erfasst werden.
(Bild: Xpert-Timer Software)

Für einen effizienten Betrieb eines Ingenieurbüros ist neben spezialisierter Software wie CAD-Software zur Zeichnungserstellung, zuverlässige Bürosoftware unverzichtbar. Bürosoftware deckt ein breites Spektrum der administrativen Aufgaben ab und unterstützt das Personalmanagement bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zur Zeiterfassung, sowohl im Projektbereich, bei der Auftragsabwicklung, aber auch bei der Personalzeiterfassung können Ingenieurbüros beispielsweise die Software Xpert-Timer einsetzen. Lokal, oder auf einem virtuellen Server des Unternehmens installiert, bleiben sämtliche erfassten Daten sicher im Unternehmen gespeichert.

Funktionen, die ein Ingenieurbüro benötigt

Erfahrungswerte aus 20 Jahren Softwareentwicklung zeigen, dass Ingenieurbüros hauptsächlich eine einfach zu bedienende, internetunabhängige Software zur Zeiterfassung suchen: also das altbekannte Client/Server Modell. Ein Team von Mitarbeitern soll gemeinsam die Zeit auf ein Projekt buchen können. Dienstleistungstätigkeiten außerhalb der Leistungsphasen werden ganz einfach zeitlich erfasst.

Viele nutzen das integrierte Abrechnungsmodul, das eine einfache Erstellung von Rechnungen im ZUGfeRD oder X-Rechnungsformat erlaubt. Ab kommender Version 10 ist die Erstellung von Abschlagszahlungen und den entsprechenden Abschlagsrechnungen möglich.

Personalzeiterfassung

Die Personalzeiterfassung sollte im Ingenieurbüro neben der Projektzeiterfassung erfolgen. Da viele Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten, braucht es hier eine Software, die dies im Rahmen der Konfigurationseinstellungen zulässt. Erfasste Stunden auf Projekte lassen sich direkt als Arbeitszeit übernehmen. Die Arbeitszeiterfassung kann jedoch auch komplett unabhängig erfolgen, da nicht alle Zeit auf Projekte gebucht wird.

Ist der Einsatz einer Zeiterfassung inzwischen üblich?

Einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom zufolge setzen im Jahr 2025 44% mehr Unternehmen eine Arbeitszeiterfassung für das Personal im Vergleich zu 2022 ein. Am häufigsten mit 31% erfolgt die Erfassung am PC. Dies ist auch für Ingenieurbüros die interessanteste Variante, gefolgt von 24% mit stationären Zeiterfassungssystemen wie Chip oder Transponder. Nur 18% erfassen über eine Smartphone App. Xpert-Timer lässt sich an Transponder anbinden, aber die hauptsächliche Erfassung erfolgt am PC.

Der richtige Zeitpunkt für die Anschaffung von Software

Die zweite Jahreshälfte hat begonnen, und die Überlegung zum Einsatz einer neuen Software steht wieder auf der To-Do Liste. Eine Einführung zum Jahresbeginn ist in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung am einfachsten. Das Einarbeiten in das System kann auch im Laufe des Jahres mit der Projektzeiterfassung starten. Dann werden die Mitarbeiter nicht mit zu viel neuer Software überlastet.

Mietlizenz oder Kauflizenz

Interessant für Ingenieurbüros sind Kauflizenzen. Damit lässt sich die Investition besser kalkulieren und die jährlichen Abonnement Buchungen entfallen. Die Software kann sofort komplett buchhalterisch abgeschrieben werden. Zusätzlich kann die Software, zumindest im Projektbereich, lediglich sporadisch eingesetzt werden, ohne dass monatliches Geld verbrannt wird. Die Arbeitszeiterfassung muss natürlich immer die Zeiten erfassen.

Leistungsmerkmale von Xpert-Timer

Xpert-Timer bietet im Bereich der Projektzeiterfassung alle wichtigen Funktionen zur Projektzeiterfassung, Auswertung und Abrechnung. Die jeweiligen Zugriffsrechte und Sichtbarkeiten innerhalb der Software wurden mit mittelständischen Unternehmen und deren Betriebsrat abgestimmt. Damit kann die Software ohne Bedenken bezüglich des Datenschutzes eingesetzt werden.

Im Bereich der Arbeitszeiterfassung bietet Xpert-Timer die Möglichkeit individuelle Arbeitszeitmodelle anzulegen, sowie Überstunden, Urlaub und andere Abwesenheiten zu verwalten. Urlaubsanträge können über das System angelegt und genehmigt werden. Benötigt die erfasste Zeit eine Genehmigung von Vorgesetzten ist dies ebenso möglich. Xpert-Timer arbeitet mit Datafox-Transpondern, falls ein Transponder gewünscht ist.

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Weitere Informationen: https://www.xperttimer.de/

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