Digitales Projektmanagement: So gelingt die Anwendung im Bausektor

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Bei Steffen Holzbau werden individuelle Holzbauprojekte realisiert, die einen spezifischen Materialmix und umfassende Engineeringkompetenz erfordern. Das umfasst auch den Hallen- und Industriebau, die Fertigung und Montage von Holzbrücken sowie weitere Dienstleistungen im Bausektor.

Die Einsätze seiner 120 Mitarbeitern plant und steuert Steffen Holzbau parallel: 15-20 Projekte im Handwerksbereich und 40-60 in der technischen Projektabwicklung. Damit beide Abteilungen Hand in Hand arbeiten können, und um den hohen Anforderungen gerecht zu werden, ist eine effiziente Ressourcenplanung sowie ein digitales Projektmanagement unerlässlich.

Digitales Projektmanagement statt Excel und Co.

Aufgrund eines rasanten Unternehmenswachstums, steigender Anforderungen in der Planungsphase und erhöhter Nachfrage im Holzbau ergab sich im Unternehmen ein neuer Bedarf für leistungsfähige Softwareunterstützung.

Die bisherigen Tools reichten somit nicht mehr aus, um transparente Prognosen und Planungen zu ermöglichen. Zudem lieferte die eigens entwickelte Excelanwendung für die Personaleinsatzplanung im Handwerksbereich aufgrund des Firmenwachstums keine aussagekräftigen Prognosen mehr für freie Kapazitäten, Überlastungen usw. Und auch die Planung der Ressourcenauslastung in der Projektabwicklung mit Hilfe von Microsoft Project wurde beschwerlich, da freie Kapazitäten oder Überlastungen der Ressourcen sich nicht visuell darstellen ließen.

Zielsetzung

Nach der Testphase verschiedener Anwendungen soll nun eine geeignete Projektmanagementsoftware die Probleme lösen und die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern. Dabei bestimmen anspruchsvolle Bauprojekte und eng getaktete Arbeitspakete, die genaustens aufeinander abgestimmt werden müssen, die Ziele bei der Einführung der neuen Lösung, wie etwa:

• die genaue Übersicht über die Auslastung aller Projektressourcen und frühzeitiges Erkennen freier Kapazitäten und Engpässe

• eine präzisere Auftragssteuerung und bessere Terminierung für die Planungs- und Ausführungsphase

• eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung, basierend auf individuellen Fähigkeiten

• das Bereitstellen relevanter Kennzahlen für die Nachkalkulation, als Grundlage für Folgeprojekte sowie zur Überprüfung von Kalkulationsdaten und Einschätzungen (zeitlich)

Digitales Projektmanagement: Lösungsansatz und Einführung

Ein angehender Hochschulabsolvent wurde mit einer Masterthesis zur Einführung eines passenden Tools beauftragt. Die Auswahl und Einführung des neuen Softwaresystems erfolgte in mehreren Phasen. Beteiligt war ein Kompetenzteam, bestehend aus einem Projektleiter, einem Controller, einem IT-Spezialisten und drei Projektteammitgliedern. Die Entscheidung fiel auf PLANTA project. Die branchenunabhängige Projektmanagementsoftware des Karlsruher Softwarehauses wird nun im Luxemburgischen Potaschberg, dem Hauptstandort von Steffen Holzbau, eingeführt.

Das Softwaresystem ließ sich vollständig auf die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Unter anderem konnte man das Zeiterfassungssystem integrieren. Langfristig soll noch die Integration ins ERP-System erfolgen.

Zwei Anwendungsbereiche

PLANTA project wird in der technischen Projektabwicklung und im Handwerksbereich bei den Mitarbeitern im Projektmanagement/Backoffice sowie den Bereichs- und Teamleitungen eingesetzt. Zwei Multiprojektmanager, vier Bereichsleiter und sechs Teamleiter verschaffen sich einen Überblick über Auslastungen und Kapazitäten der eingeplanten Ressourcen. Die Planung der Aufwände für die rund 120 Mitarbeiter, die parallel in Projekten eingeplant sind, lässt sich mit der neuen Software von zwei Mitarbeitern bewerkstelligen, zwei weitere stehen als Backup zur Verfügung.

Die Projekte in beiden Abteilungen weisen keine wesentlichen Unterschiede auf. Die Personalressourcen in der technischen Projektabwicklung übernehmen die Planung und Koordination, was unter anderem die Erstellung von Abbund- und Montageplänen, statischen Berechnungen sowie Materialbestellungen einschließt. Sie setzen die Projekte auf dem Papier um und leiten sie an die Bauleitung vor Ort. Dabei koordinieren sie nicht nur die Aktivitäten des Handwerksbereichs, sondern auch die Zusammenarbeit mit Subunternehmen und anderen örtlichen Gewerken.

Der Handwerksbereich ist für die Montage vor Ort und die Vorfertigung sowie Produktion verantwortlich. Hierbei findet eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen beiden Abteilungen statt.

Die planenden Mitarbeiter stützen sich bei der Ressourcenplanung in PLANTA project auf Zeitvorgaben, die sie aus Kalkulationsdaten erhalten und projekt- und abteilungsspezifisch bis hin zur Einzelressource zuordnen. Das Ergebnis ist ein umfassender Überblick über die Gesamtauslastung sowie die Belastung auf der einzelnen Projekt- und Ressourcenebene.

Die neue Projektmanagementsoftware wird nun für alle Bauprojekte eingesetzt. Auch die Anbindung und Integration firmeninterner Software ist gelungen und vorbereitet. So lassen sich alle Herausforderungen mit dem neuen System gut lösen.

Von Julia Baustert.