Büro- und Projektmanagement-Software: Umfrage vom QualitätsVerbund Planer am Bau So zufrieden sind die Planungsbüros

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Einsatz von und Zufriedenheit mit Büro- und Projektmanagement-Software in Planungsbüros – eine aktuelle Umfrage vom QualitätsVerbund Planer am Bau.

Der QualitätsVerbund Planer am Bau hat auf Anregung mehrerer Mitgliedsbüros im Mai 2024 eine Umfrage über den Einsatz von und die Zufriedenheit mit BPMS-Programmen durchgeführt. Das Interesse der Planungsbüros war groß, der Handlungsbedarf ist es auch.

Mit 266 Rückmeldungen lag die Antwort-Quote bei über 10%. Die Zusatzfrage, wer an einem späteren Erfahrungsaustausch zum Thema insgesamt und zu „seinem“ jeweiligen Programm interessiert ist, wurde von 181 Büros mit „Ja“ beantwortet (68%). Das zeigt das große Interesse an diesem Thema.

Eine Neuauflage des in der Vergangenheit vom IWW-Institut (Planungsbüro professionell PBP) aufgelegten Markt-Überblicks scheitert unter anderem an der hohen Dynamik dieses Marktes. Deshalb ist die aktuelle Umfrage zwar kein repräsentativer Leistungsvergleich, kann jedoch als nicht-repräsentative und subjektive „Gefühlslage“ der Anwender angesehen werden.

Die „Platzhirsche“

Die Frage, wer welches Programm einsetzt, zeigt die erwarteten Branchengrößen: Allen voran untermStrich (18 % Einsatzquote unter den Befragten), gefolgt von Projekt Pro (12%) und Kobold Control (10%). Mit 8,6% folgt dann ein „Newcomer“ – Projo. Interessant, dass (immer noch) Excel (5,6 %) als BPMS verstanden wird – und dass ein Büro sich geoutet hat, noch gar kein System (auch nicht Excel) einzusetzen, damit aber absolut unzufrieden sei und man sich von einem späteren Austausch eine Entscheidungsgrundlage verspreche.Mit aktuell nur 0,8% Anwendern soll aber ingo365 nicht unerwähnt bleiben, zumal von einigen Büros (auch außerhalb der Umfrage) die Rückmeldung kam, dass ein Umstieg auf dieses System geplant sei. Hauptgrund sei wohl die vollständige Kompatibilität mit MS365, ein wesentlicher Kritikpunkt an den „etablierten“ Programmen.

Planungsbüros mit Newcomern zufriedener

Mit einer durchschnittlichen Zufriedenheit von 3,34 liegt dieser Wert nur knapp über dem Mittelwert (1 = unzufrieden, 5 = sehr zufrieden). Am zufriedensten sind die projo-Anwender (4,74), was wohl mit am großen Engagement der Entwickler liegt, wie man vielen Anwender-Hinweisen entnehmen kann. Mit einem Wert von 4,0 punkten mit ingo365 und Officeware zwei eher noch wenig bekannte Systeme. Im Mittelfeld tummeln sich viele Bekannte (alphabetisch): Projekt Pro (3,44), untermStrich (3,32), Weise-Control (3,57), Wiko (3,12), Visuplus (3,11). Die „Schlusslichter“ in der Anwender-Meinung sind RP-PRO (2,9), Abacus (2,75) und Kobold Control (2,67).

Die Eigenentwicklungen

Mit ihren Eigenentwicklungen (immerhin 2,6% der Befragten) sind deren Anwender sehr zufrieden (4,29). Das ist verständlich, sind diese doch genau auf die Bedürfnisse der Büros angepasst. Und bei den heutigen teuren Abo-Modellen (herstellerseits durchaus verständlich) kann sich eine Eigenentwicklung schnell rentieren. Zudem liegen die Daten auf dem eigenen Server und man sei weniger „anfällig“ für mögliche Preiserhöhungen der Anbieter.

So hat die Pape Architekten AG aus Herford mit ihrem IT-Dienstleister „freedom manufaktur“ ein eigenes System auf Basis der so genanntem Low-Code-Plattform der Ninox GmbH programmieren lassen. Ein anstrengender Weg, aber mit dem Ergebnis ist das Unternehmen mehr als zufrieden – und gibt diese Erfahrung zum Beispiel in Seminaren unter dem Titel „Digital brain“ auch weiter.

Auch Fritz Lehnes von der Lehnes Planungsgesellschaft mbH in Betzenstein, ein Ninox-Anwender mit eigener Entwicklung, ist überzeugt, dass eine wirkliche Optimierung nur mit einer Lösung erreicht werden kann, die an die spezifischen Bedürfnisse und den Workflow des jeweiligen Büros angepasst ist: „Wir sehen immer wieder ein ähnliches Bild: Standardsoftwarelösungen bieten in einigen Prozessbereichen durchaus brauchbare Ansätze, erreichen jedoch nie einen durchgängigen Workflow.  Es sind und bleiben Insellösungen. Mittlerweile liegen die Kosten für sieben Nutzer bei über 1‘000 Euro pro Monat. Unsere eigene, umfassendere Entwicklung hat sich daher sehr schnell amortisiert.“

Fazit: Erfahrungsaustausch gewünscht, Profi gesucht

Das große Interesse an der Umfrage zeigt nach Ansicht des QualitätsVerbunds Planer am Bau einen Handlungs- bzw. Nachholbedarf an einem Erfahrungsaustausch zu BPMS. Denn ohne BPMS geht es in Zukunft auch nicht, wie ein Büro es auf den Punkt brachte.

Ein neutraler und praxisbezogener Markt-Überblick täte Not. Deshalb ruft der QualitätsVerbund Planer am Bau Fachleute auf, sich bei ihm zu melden.

Weitere Informationen: https://planer-am-bau.de/

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