Mit der richtigen Controllingsoftware im Architekturbüro immer alles im Blick

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„Controlling muss gelebt werden“ lautet das Motto des gelernten Kaufmanns und Geisteswissenschaftlers Julian Malle. Als kaufmännischer Leiter des 20-köpfigen Architekturbüros XQuadrat GmbH im hessischen Gelnhausen stellt Malle sicher, dass das Büro nicht nur schwarze Zahlen schreibt, sondern auch genügend Gewinn erwirtschaftet. Um dieses zu erreichen, setzt das Büro auf die Projekt- und Bürocontrollingsoftware Kobold Control.

Controllingsoftware im erfolgreichen Einsatz: Das 2009 von Andreas Malle gegründete Büro versteht sich als Ansprechpartner für Architektur und Innenarchitektur im gesamten Rhein-Main-Gebiet. Darüber hinaus gehören Standort- und Gebäudeanalysen, Raumplanung, Projektsteuerung und Revitalisierungen zum Portfolio. Außerhalb des Rhein-Main-Gebietes führen die Planer in Großstädten für ihre Auftraggeber Standortanalysen und Mieterplanungen durch.

Alles im Blick dank Controllingsoftware

Die breite Aufstellung des Büros spiegelt sich auch in den Mitarbeitern wider. Julian Malle: „Durch den Mix an Architekten, Innenarchitekten, Bauleitern sowie kaufmännischen Mitarbeitern sind wir in der Lage, die unterschiedlichsten Aufträge abzuwickeln.“

Für die Kreissparkasse Gelnhausen errichtete XQuadrat als Generalübernehmer ein zweistöckiges Dienstleistungszentrum mit 1.500 Quadratmeter Mietflächen. 400 Quadratmeter nimmt die Sparkasse für ihr neues Beratungs-Center selbst in Anspruch, der Rest wird vermietet. Bei einer Bowling- und Sportbar nahmen die Planer Nutzungsänderungen vor und waren für sämtliche Architektur- und Innenarchitekturleistungen verantwortlich.

Mit dem aus dem 12. Jahrhundert stammenden Breydenbach Gewölbekeller schuf XQuadrat eine Veranstaltungsstätte, die historischen Charme mit moderner Architektur kombiniert. Eines der herausragenden Projekte war die Revitalisierung eines über Jahre leerstehenden ehemaligen Kaufhauses in der Gelnhäuser Innenstadt. XQuadrat entkernte die Immobilie und verwandelte das ZH 13 in ein modernes Wohn- und Geschäftshaus, in dem das Unternehmen heute seinen Sitz hat.

Mit Controllingsoftware das Büro betriebswirtschaftlich steuern

Hatte man ursprünglich die Projektstunden mit Excel-Listen erfasst und ausgewertet, so war das auf die Dauer zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem wollte XQuadrat mittels IT-Unterstützung sowohl jedes einzelne Projekt als auch das gesamte Büro betriebswirtschaftlich steuern. So entschied man sich 2016, die Controllingsoftware Kobold Control der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH einzusetzen. Ausschlaggebend waren die einfache Benutzerführung sowie die umfangreichen Möglichkeiten, die das Programm zur Steuerung bietet.

Lag am Anfang das Hauptaugenmerk auf der Erfassung der Mitarbeiterstunden entsprechend der Leistungsphasen, so änderte sich die Nutzung entscheidend mit dem Eintritt von Julian Malle ins Büro. Seit diesem Zeitpunkt gab man nicht nur die Projekt- und Auftraggeberdaten sondern auch alle Kosten ins Programm ein, budgetierte die Stunden pro Leistungsphase und definierte die Soll-Stunden. Letztere ermittelte der kaufmännische Leiter über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter und errechnete mit dem System die Planstunden für jede neue Leistungsphase.

Per Mausklick ermittelt das Controllingprogramm den Gemeinkostenfaktor. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge nach dem Verursachungsprinzip.

Professionelle Honorarkalkulation- und Abrechnung

Auch die Honorarermittlung, Angebots- sowie Rechnungsstellung führt Malle mit Kobold Control durch. Das bedeutet für den Controller eine enorme Arbeitserleichterung sowie Rechtssicherheit. Die Software bildet sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und umfasst alle Funktionen, um Honorare schnell und einfach zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie zum Beispiel Zuschläge aller Art und Wiederholungen kann Malle hinterlegen genauso wie er Pauschal- und Aufwandshonorare abbilden kann. Heute hat XQuadrat einen schnellen Überblick sowohl über die in Rechnung gestellten Leistungen als die noch zu fakturierenden Leistungen. „Wir haben auf Knopfdruck sofort Klarheit, ob wir Gas geben müssen oder ob alles im grünen Bereich ist”, erläutert der kaufmännische Leiter.

Relativ schnell stellte sich heraus, dass der Stundenaufwand der Planer bei privaten Bauvorhaben in den ersten Leistungsphasen zu hoch ist. Da manche Bauherren zu viele Änderungswünsche hatten, wendeten die Planer für die Vorplanung zu viel Zeit auf. Das Fazit lautet, nur so viele Änderungsplanungen kostenlos durchzuführen wie die HOAI vorsieht. Alle weiteren werden in Rechnung gestellt.

160 Standardauswertungen integriert

Regelmäßig analysieren der Büroinhaber Andreas Malle gemeinsam mit seinem Sohn und den verantwortlichen Projektleitern mit dem vorliegenden Zahlenmaterial die Projekte. Zur Unterstützung bietet Kobold Control 160 Standardauswertungen. Mit den auf verlässlichen, realistischen Zahlen basierenden Berichten ist der kaufmännische Leiter in der Lage, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung und Positionierung des Büros darzustellen. So stehen u.a. Auswertungen über den Auftragsbestand, über halbfertige Erzeugnisse, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen, Soll-Ist-Vergleiche, Überstunden, Unternehmens- und Mitarbeiterauslastung sowie Umsatzanalysen zur Verfügung.

Mitarbeitereinsatz direkt in der Controllingsoftware planen

In Zeiten einer guten konjunkturellen Lage gewinnt das Thema Einsatzplanung zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt, um einer Überlastung der Mitarbeiter im Projektgeschäft entgegen wirken zu können. Deshalb möchte Julian Malle zukünftig den Einsatz der Mitarbeiter planen. Mit Kobold Control kann er festlegen, welcher Mitarbeiter welche Stundenanteile in einem Projekt und einer Leistungsphase zur Verfügung gestellt bekommen soll. Die Software unterstützt den Controller dabei durch fundierte Vergleichsberechnungen anhand von früheren, abgewickelten Projekten und berechnet daraus, wie sich die Auslastung eines Mitarbeiters, eines Teams und sowie des Planungsbüros entwickeln wird.

Für den kaufmännischen Leiter hat der Einsatz des Programms eine strategisch kaufmännische Bedeutung, kann er doch dank der vielfältigen Auswertungen die Projekte sowie das Büro optimal steuern. Um zu gewährleisten, dass das Projekt- und Unternehmenscontrolling ein zentraler Bestandteil des Unternehmenserfolges ist, sollte sich laut Malle allerdings im Büro eine Person intensiv mit der Software beschäftigen.

Von Heike Blödorn.

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