Digitalisierung in der Baubranche: Baubürgschaften ohne Papier

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Längst ist die Digitalisierung auch in der Baubranche angekommen und schreitet weiter voran. Immer mehr Unternehmen befassen sich mit ihren Möglichkeiten und planen konkrete Schritte auf dem Weg zur Automatisierung. Ein möglicher Ansatz vor allem für mehr Kosteneffizienz könnten digitale Baubürgschaften sein.

Das Building Information Modeling (BIM) ist eine ausgereifte Strategie für erfolgreiche Digitalisierungsmaßnahmen innerhalb der nächsten Jahre, aber längst noch nicht in allen Unternehmen angekommen. Dabei wäre das Potenzial der Digitalisierung in der Baubranche auch über die reine Bauplanung hinaus sehr groß.

Digitalisierung in der Baubranche: Prozesse einfach implementieren

Etwa Bürgschaften zu digitalisieren, die den Auftraggeber gegen Zahlungsausfälle während des gesamten Bauvorhabens absichern. Alle damit verbundenen Prozesse sind vergleichsweise einfach zu implementieren und schafften sofort spürbare Mehrwerte. Denn selbst bei sorgfältigster Arbeit sind analoge Vorgänge oft fehleranfällig und wenig effizient. Das spiegelt sich auch in der Wirtschaftlichkeit wider, denn die Digitalisierung erschließt nicht nur Innovationspotenzial auf vielen Geschäftsebenen, sie erhöht auch die Wettbewerbsfähigkeit. Auch die Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand“ verdeutlicht dies besonders stark während der Corona-Pandemie: 95 Prozent der digitalen Vorreiter in der Bauindustrie konnten schnell und flexibel auf die Krise reagieren – bei Unternehmen ohne digitalisierte Geschäftsprozesse waren es nur 39 Prozent.

Eine Grundlage für eine Digitalisierungsmaßnahme, die für Bauunternehmen ohne größere Hürden umsetzbar ist, liegt in der Verwaltung und im gesamten Lebenszyklus von Baubürgschaften. Klar ist: Bei der Realisierung öffentlicher und gewerblicher Bauprojekte spielt die Absicherung für Bauunternehmen eine Schlüsselrolle. Baubürgschaften geben hier die notwendige Sicherheit, um im Falle von Ausfällen oder Schadensfällen nicht auf etwaigen Kosten sitzen zu bleiben. In der täglichen Realität sind Beantragung, Verwaltung und Rückgabe von Baubürgschaften oft ineffizient und mit unnötigen Kostenpunkten verbunden. Digitale Lösungen können diesen Prozess um ein Vielfaches effizienter machen und so die Kosten dafür senken.

Unabhängige Plattform als Basis

Voraussetzung für eine sichere digitale Abwicklung im Lebenszyklus einer Bürgschaft ist eine unabhängige Plattform, auf die alle Beteiligten sicheren Zugriff haben. Diese Plattform muss zusätzlich in der Lage sein, sämtliche Bürgschaften eines Unternehmens online sicher abzubilden. Zwar existieren bereits Kundenportale seitens verschiedener Bürgen, die eine Onlineverwaltung der beantragten Bürgschaften in einem gewissen Rahmen unterstützen. In der täglichen Praxis handelt es sich dabei allerdings eher um Insellösungen, so dass Bauunternehmen bei Bürgschaften verschiedener Anbieter auch verschiedene Portale nutzen müssen – was eine ganzheitliche, effiziente Verwaltung nicht unbedingt begünstigt.

Darüber hinaus müssen die Funktionen der Plattform mit den reellen Anforderungen von Bauunternehmen übereinstimmen. Im Idealfall sind sämtliche analoge Prozesse komplett digitalisiert, so dass Bürgschaften digital geprüft, angenommen oder deren Korrektur beantragt und abgewickelt werden können. Auch die Rückgabe von Bürgschaften und das Melden von Schäden sollten direkt digital möglich sein.

Dabei ist es essenziell, auch den spezifischen Anforderungen an IT- und Rechtssicherheit Rechnung zu tragen. Das ließe sich durch einen gemeinsamen rechtlichen Rahmen für alle Teilnehmenden gewährleisten. Er dient beispielsweise dazu, dass man auch kritische Gläubigeraktionen wie eine Teilenthaftung autorisiert direkt innerhalb der Plattform abgewickeln kann, ohne dass extra eine schriftliche Erklärung zu erstellen und analog zu versenden. Technisch muss die Anbindung aller Parteien über API-Schnittstellen so gestaltet sein, dass eine sichere Kommunikation gewährleistet ist und sich die Integration gleichzeitig möglichst einfach und ohne besondere IT-Kenntnisse durchführen lässt.

Sichere Onlinekommunikation

Wie effizient Digitalisierung sein kann, zeigt sich bereits zu Beginn des Lebenszyklus einer Baubürgschaft: Der Prozess von der Beantragung bis zur Bestätigung der Bürgschaft nimmt nicht selten mehrere Tage oder sogar Wochen in Anspruch. Dokumente werden hier noch manuell und in Papierform erstellt, was dazu führt, dass Korrekturen und mit Änderungswünschen versehene Versionen im Normalfall auf dem Postweg zwischen Bauunternehmer und Bürgen hin- und hergeschickt werden. Das kostet wertvolle Zeit, Papier und Porto.

Die Digitalisierung der Bürgschaften bietet hier das Potenzial zur Automatisierung verschiedener Prozesse: individuelle Auftraggebertexte müssen lediglich einmalig geprüft und freigegeben werden und lassen sich dann vollautomatisiert ausgeben. Bürgen können somit auf die wiederholte juristische Prüfung und manuelle Ausstellung jeder einzelnen Bürgschaft verzichten. Für Bauunternehmen spart das viel Zeit, weil lange Wartezeiten entfallen. Zudem kann man die Bürgschaft direkt digital bereitstellen. Sollte doch einmal eine Korrektur fällig sein, kann das Bauunternehmen die Bürgschaft innerhalb der Plattform ablehnen und direkt mit einen Korrekturhinweis versehen. Der Bürge kann diese dann über eine Schnittstelle in seinem System umsetzen und in korrigierter Form auf der Plattform erneut bereitstellen. Neben stark reduziertem Zeit- und Personalaufwand entfällt für alle Beteiligten auch der Postweg.

Digitalisierung in der Baubranche: Weniger Verwaltungsaufwand

Mit der Zahl und Größe an Bauprojekten steigt gleichzeitig auch die Zahl an zu verwaltenden Bürgschaften und damit auch die Komplexität und der Arbeitsaufwand bei ihrer Verwaltung. Volle Aktenschränke oder Safes mit unzähligen Baubürgschaften für verschiedene Projekte mit unterschiedlicher Datierung können zur wirklichen Herausforderung werden.

So geschehen während der Coronakrise: Während es vielen Mitarbeitern von Bauunternehmen möglich war, währenddessen ins Homeoffice zu wechseln, wurden die Bürgschaften in Papierform zum echten Hindernis. Viele Unternehmen konnten genau diejenigen Mitarbeiter, die mit der Verwaltung der Bürgschaften betraut waren, nicht oder nur eingeschränkt nach Hause schicken.

Mit der Digitalisierung in der Baubranche, insbesondere von Bürgschaften gehören derartige Herausforderungen der Vergangenheit an. Autorisierte Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros jederzeit sicher auf sämtliche Bürgschaften zugreifen und diese online verwalten. Datensicherheit und Zugriffe sind durch eine entsprechende IT-Infrastruktur jederzeit unter höchster Sicherheit möglich. Darüber hinaus schafft die Online-Verwaltung einen wesentlich besseren Überblick. Ein einfaches, übersichtlich gestaltetes Dashboard zeigt jederzeit den aktuellen Status der einzelnen Bürgschaften und stellt Informationen zu Bürgen, Bürgschaftsart und weiteren relevanten Informationen zur Verfügung.

Von Jonathan Szejnmann, Geschäftsführer der Trustlog GmbH.

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