Baukostenmanagement: Mit dieser Software haben Sie alle Kosten im Blick

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Um von der ersten Kostenschätzung bis zur Dokumentation der abgeschlossenen Baumaßnahme die Kosten ihrer Bauprojekte planen, dokumentieren und überwachen zu können, setzt die Rostocker matrix architektur gmbh seit 2005 auf die AVA- und Baukostenmanagementsoftware California.pro.

Baukostenmanagement: Vertrauten die Architekten von matrix architektur in den ersten drei Jahren ihrer Geschäftstätigkeit noch auf eine reine Tabellenkalkulationssoftware, so reichte diese Arbeitsweise den Planern irgendwann nicht mehr. Gewünscht war ein datenbankbasiertes, durchgängiges System. Darüber hinaus wollte man die Kosten schon in einer sehr frühen Phase exakt definieren und diese dann über die Berechnung, Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung und Kostenfeststellung planen und kontrollieren. Aber auch die einzelnen Kostenstadien zu Vergleichszwecken dokumentieren.

Energiearchitektur auf dem neuestem Stand

90 Prozent der Bauherren des Planungsbüros sind öffentliche, die restlichen zehn Prozent gewerbliche oder private Auftraggeber. Im Angebot sind alle Leistungsphasen, doch konzentriert man sich vorrangig auf Bauprojekte in Mecklenburg-Vorpommern, schwerpunktmäßig auf den Bereich Bildungsbauten. Neben Schulen und Kindertagesstätten, gehören auch Museen, Universitätsgebäude sowie Labor- und Bürogebäude zum Portfolio des 15-Mitarbeiter-starken Architekturbüros.

Die Werte des Büros orientieren sich an nachhaltigen Lösungen, werthaltigen Materialien, Klimaschutz und CO2-neutralen Konzepten. Mit simplen bis komplexen Lösungen definiert matrix architektur die Energiearchitektur in der Gebäudeplanung. Dies gilt gleichermaßen für Bestandsimmobilien und den Neubau. Der vorausgedachte Lebenszyklus und die flexible Nutzung der Räume sind weitere integrale Planungsbestandteile.

Baukostenmanagement: Neues Tool im Einsatz

Vor der ersten Kostenschätzung haben die Architekten mittlerweile ein weiteres Stadium in California.pro eingeführt: „Anrechenbare Kosten zur Angebotserstellung“. Ein Tool, mit dem die Mitarbeiter schnell auf einen Blick erfassen können, welche Kosten je Kostengruppe (300/400/500) angesetzt worden sind. Ändert sich die Kostenverteilung während des Projektablaufs, ändert sich entsprechend auch das Honorar.

Für die Kostenschätzung ermitteln die Architekten dies in den meisten Fällen über BKI-Daten oder aber auch über die Kosten bereits bearbeiteter Projekte, die sie in California.pro ins Planungs-Leistungsverzeichnis übertragen. Dabei spielen sie auch in diesem frühen Stadium verschiedene Varianten durch, die dem Auftraggeber präsentiert werden. matrix architektur schreibt dann die Variante fest, für die sich der Bauherr entschieden hat.

Einige Prüfungsdurchläufe

Sind die Entwurfsunterlagen und Kostenberechnung erstellt, erfolgt der Prüfungsdurchlauf inklusive Geldgeberprüfung beim Auftraggeber. Bei den Kindertagesstätten prüft zum Beispiel das Jugendamt die Unterlagen was Flächen und Kosten angehen. Sollte ein Projekt förderfähig sein, werden die Unterlagen auch an den Fördermittelgeber zwecks Prüfung weitergeleitet. Nach Abstimmung mit dem Auftraggeber erfolgt dann der Kostenanschlag. Mit California.pro dokumentiert matrix architektur den Auftraggebern gegenüber jeden einzelnen Kostenstand mit Kostengruppen, Kostenstellen und -arten und friert die einzelnen Stände zu Vergleichszwecken fest.

Viel Transparenz im Baukostenmanagement erwünscht

Für die Ausschreibung erstellen die Architekten das Leistungsverzeichnis und leiten es als PDF- und GAEB-Datei an den Auftraggeber weiter. Dieser lädt es zusammen mit den Formblättern auf einer Plattform hoch. Liegen die Angebote vor, werden sie ins Programm eingelesen und der Preisspiegel erstellt. Der lässt sich im System detailliert oder komprimiert darstellen, als Schwerpunkt- oder Ausreißerpreisspiegel mit allen Raffinessen. So ist auch für eine größtmögliche Transparenz gesorgt. Das Architekturbüro prüft die Angebote inhaltlich, technisch und rechnerisch und unterbreitet dem Auftraggeber eine Vergabeempfehlung. Nach Abschluss der eventuell erforderlichen Bietergespräche erstellt das Architekturbüro das Auftragsleistungsverzeichnis und schreibt es ebenso wie den Auftrag im System fest.

Kostenverteilung auf Kostenträger

Mit California.pro ist die nachprüfbare Verteilung von Kosten auf verschiedene Kostenträger äußerst einfach. Diese Funktion kommt etwa bei einer Kostenschätzung für ein Kinder- und Familienzentrum zum Tragen. Obwohl alle Einheiten denselben sozialen Verein als Träger haben, gibt es unterschiedliche Nutzer, zum Beispiel eine Kindertagesstätte, Kirchengemeinde, Tagespflege und betreutes Wohnen. Daher splitteten die Architekten die Kosten nach Nutzungseinheiten auf.

Sofern das notwendig ist, teilt das Planungsbüro die Kosten auch in zuschuss- und nicht zuschussfähig auf. Das System weist die Kostenaufteilung für Rechnungen und Zahlungsfreigaben nach und die Planer können die Kosten entsprechend der vorab definierten Aufteilung nach Kosten-stellen und Kostenträgern dem Auftraggeber gegenüber dokumentieren.

Carola Bardubitzki, Mitgeschäftsführerin des Büros, fasst die Vorteile der Software so zusammen: „Ist man erst einmal eingearbeitet, erscheint das Programm äußerst übersichtlich und der Anwender behält immer den Überblick. Durch die Vielfältigkeit des modularen Softwareaufbaus lassen sich die Kostenseite eines Projekts ganzheitlich abdecken und alle Prozesse sichern.“

Besonders die Durchgängigkeit gefällt der Architektin sowie der gesamte Prozess im Baukostenmanagement: von der Rechnungsprüfung bis zur Schlusszahlungsfreigabe und das Nachtragsmanagement. Denn mit California.pro ist eine detaillierte Nachtragsverwaltung inklusive lückenloser, transparenter Historie aller Projektstadien sowie aller Nachtragsstadien möglich. Gerade öffentliche Auftraggeber legen viel Wert auf solch eine transparente Kostendokumentation.

Von Heike Blödorn.

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