Zeiterfassung Architekturbüro: Mit dieser Software haben Sie die Zahlen im Griff

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Der wirtschaftliche Erfolg eines Ingenieurbüros hängt nicht nur von fachlichen Qualifikationen ab, sondern ist auch durch betriebswirtschaftliches Denken und Controlling bestimmt. Um immer alle Zahlen schnell zur Hand zu haben, Rechnungen effizient und rechtssicher stellen zu können, führte das Kölner Büro für Tragwerksplanung AWD Ingenieurgesellschaft mbH das Büro- und Projektcontrollingprogramm der KOBOLD Management Systeme GmbH ein.

Zeiterfassung Architekturbüro: Seit der Gründung im Jahr 1972 ist das AWD-Büro kontinuierlich gewachsen. Heute beschäftigt die Ingenieursgesellschaft an den Standorten Köln und Berlin mehr als 60 Mitarbeiter. Die Ingenieure sind unter anderem für große Immobilienentwickler, öffentliche Auftraggeber, städtische Wohnungsbaugesellschaften, aber auch für den Kölner Zoo tätig. Bis zu sechs Jahren laufen die komplexen Projekte. So gehören der Grandtower in Frankfurt, MEILEN.STEIN Bahnstadt in Heidelberg, Isarbelle in München, das Elefantenhaus in Köln sowie Fachhochschulen zu den zahlreichen Referenzen der Tragwerksplaner.

Zeiterfassung Architekturbüro: So funktioniert es!

Da sich das alte System als träge erwiesen hatte, legte das Ingenieurbüro besonderen Wert auf Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz. Galt es doch, sämtliche Prozesse im kaufmännischen Bereich zu optimieren und zu beschleunigen. Besondere Aufmerksamkeit schenkte man der Zeiterfassung, die im alten System nicht integriert war, sowie dem Controlling, der Honorarkalkulation und dem Erstellen von Honoraren und Rechnungen. 2019 fiel nach einer intensiven Marktrecherche die Entscheidung, KOBOLD CONTROL einzusetzen.

Nach der Herstellerschulung in Sachen Zeiterfassung unterwiesen dann die beiden Controller Bernd Zeranski und Robert Henrichs die Kollegen in Kleingruppen. Gleichzeitig überführte man 90 Prozent der 200 laufenden Projekte von der alten in die neue Software. Bei den übrigen zehn Prozent war die Schlussrechnung in den nächsten sechs Monaten fällig, so dass man diese manuell erstellen wollte. Zudem wurde jeder Mitarbeiter mit seinem individuellen Stundensatz sowie einem prozentualen Anteil für Wagnis und Gewinn hinterlegt.

Während des Projektverlaufs geben die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen ein. Tätigkeiten, die nicht nach HOAI, sondern nach Aufwand berechnet werden, etwa Nachträge, besondere Leistungen usw. erfassen die Mitarbeiter mit entsprechenden Bemerkungen nach Stunden. Bernd Zeranski: „Die Abläufe sind äußerst einfach, schnell und gut strukturiert. Auf einen Blick ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden eingeloggt war und wie viele er verbucht hat.“

Digitale Urlaubsverwaltung

Früher reichte jeder Mitarbeiter seine Urlaubsanträge meist auf Papier ein und führte die Urlaubstage nach erfolgter Prüfung und Genehmigung in einer Exceltabelle auf. Das entfällt nun, da jeder seine Urlaubsanträge direkt ins System eingeben muss. Das Programm leitet den Antrag dann zur Bearbeitung und Prüfung an den Vorgesetzten weiter, listet auf, welche Anträge vorliegen und welche Mitarbeiter miteinander kollidieren. Die Bewilligung oder Ablehnung eines Urlaubsantrags nimmt die Geschäftsführung im Anschluss innerhalb der mitarbeiterübergreifenden Kalenderansicht vor. Und die Software sorgt dafür, dass der Mitarbeiter per E-Mail zum Stand seines Urlaubsantrags informiert wird. Wichtig ist auch, dass aus dem Übersichtsplan die Vorträge für den Jahresabschluss sichtbar sind, um Rückstellungen zu bilden.

Nachdem sich alle eingearbeitet hatten, kam Corona und die meisten der Mitarbeiter befanden sich im Homeoffice. Sie buchten ihre Stunden anfangs über den Button „Dienstgang“ ein. AWD war mit dieser Lösung auf Dauer unzufrieden, da die Übersicht fehlte, wer sich denn im Büro eingeloggt hatte und wer von zuhause aus arbeitet. Nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller programmierte man in kürzester Zeit die Buchung über einen Homeoffice-Button. Alle, die zuhause arbeiten, können ihre Zeiten jetzt entweder über den Webclient am Rechner oder über Smartphone oder Tablet erfassen. Und für alle Mitarbeiter ist am Anwesenheitstableau ersichtlich, wer im Büro ist oder sich zuhause befindet.

Wie in jedem Planungsbüro werden projektabhängig auch Überstunden geleistet. Bei AWD arbeiten die Mitarbeiter bei einer 100-prozentigen Tätigkeit 40 Stunden wöchentlich. Jeder Mitarbeiter kann entscheiden, ob er die Überstunden ausbezahlt bekommt oder in Urlaubstage umwandelt. Regelmäßig sieht sich Robert Henrichs die geleitesteten Stunden an. Sind mehr als die üblichen Überstunden angefallen, bespricht er mit dem jeweiligen Kollegen, wie viele davon monatlich vergütet werden sollen und stellt die Stundenanzahl zur Auszahlung in KOBOLD CONTROL (Zeiterfassung Architekturbüro) ein. Wie beim Urlaubsantrag läuft die Überstundenplanung über einen Antrag.

Zeiterfassung Architekturbüro: Kosten vergleichen

Über 100 Auswertungen sind im System integriert. Henrichs liegen besonders die Kostenvergleiche am Herzen, sieht er doch hier, wie das Projekt steht. Bei der Analyse der HOAI-Projekte erkennt der Controller beim Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden, ob man sich im vorgegebenen Budget befindet und wieviele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, lassen sie sich in eine spätere Phase verschieben. Durch die Soll-Ist-Vergleiche und die Analyse der Leistungsphasen ist auch ersichtlich, an welchen Stellen der Aufwand höher oder niedriger im Vergleich zur Ursprungskalkulation ist – oder gegenüber dem, was die HOAI vorgibt. Mithilfe von Kostenvergleichen sieht man auch, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist.

Für Bernd Zeranski ist der Aufbau der neuen KOBOLD-Software ähnlich wie ein gut strukturiertes Smartphonemenü. In regelmäßigen Abständen tauscht man sich auch mit anderen Büros im Raum Köln-Bonn aus. Während dieser Anwendertreffen erläutert der KOBOLD-Vertriebsleiter zukünftige neue Funktionen, so dass jeder weiß, was auf ihn zukommt.

Von Heike Blödorn.

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