AVA Kostencontrolling in Planungsbüros: Die Kosten immer im Blick

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Architekten und Ingenieure stehen vor Herausforderungen, wachsende wirtschaftliche Erwartungen im Sinne der Bauträger sowie des eigenen Unternehmens zu lösen. Deshalb gewinnen digitale Büroanwendungen zunehmend an Bedeutung, die alle Informationen für das Kostencontrolling auf Auftragsebene vernetzen.

Planer kalkulieren für ihre Mitarbeiter und das Büro präzise Stundensätze, um steigenden Kosten entgegenwirken. Veränderliche Sachkosten wie zusätzliches EDV-Material oder Gehaltserhöhungen sind im kostendeckenden Stundensatz inkludiert und werden während des laufenden Geschäftsjahrs kontinuierlich angepasst. Zudem nehmen viele Architekten und Ingenieure einen pauschalen Zuschlag für Wagnis und Gewinn bereits in der Angebotserstellung auf.

Kostencontrolling im Planungsbüro

Mal angenommen, eine Architektin nutzt ihre Bürosoftware, um ihr Planungsbüro wirtschaftlich zu steuern. Sie passt fortwährend und in Echtzeit die Stundensätze ihrer Mitarbeitenden im Geschäftsjahr an und wirkt steigenden Nebenkosten und Gehaltserhöhungen so entgegen. Mit dem integrierten HOAI-Rechner erstellt sie schnell und effizient Angebote nach den HOAI-Richtlinien und steigert mit den enthaltenen besonderen Leistungen ihren wirtschaftlichen Ertrag.

Zuverlässige Zeiterfassung, die alle Mitarbeiter ausführen, fördert die Rentabilität des gesamten Büros. Denn alle buchen ihre Arbeitszeit direkt auf die Teilleistungen im zugewiesenen Auftrag. Geleisteten Stunden werden so mit wenigen Klicks in die Rechnung aufgenommen. Dadurch gestalten sich Arbeitsabläufe transparenter und Verantwortliche behalten die internen Arbeitsstunden im Blick und steuern frühzeitig gegen, falls Planungsleistungen mal mehr Zeit benötigen als kalkuliert.

Zusätzliche Leistungen, die außerhalb der HOAI liegen, werden nach Absprache ebenfalls mit wenigen Klicks in die Rechnung aufgenommen. Leistungen, die nicht im Auftrag vorgesehen sind, werden als besondere Leistung kenntlich gemacht und zusätzlich abgerechnet oder als Gemeinkosten verbucht. Eine branchenspezifische Bürosoftware stellt alle Werkzeuge vom integrierten HOAI-Rechner bis zu einem individuellen Produktkatalog mit bedarfsgerechten Vorlagen zur Verfügung.

Eingebauter Honorarrechner

Die Mindestsätze der HOAI stellen weiterhin einen wichtigen Richtwert für Planer dar. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Honorare für jede Leistungsphase ermitteln und individuelle Angebote erstellen. Architekten und Ingenieure haben zudem die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen auch außerhalb der HOAI anzubieten. Gutachten oder Modellerstellungen lassen sich als separate Leistungen in der Honorarermittlung abrechnen. Mit einem integrierten Honorarrechner werden die zusätzlichen Leistungen bereits bei der Angebotserstellung transparent aufgeführt.

Bei der Rechnungsstellung lassen sich die geleisteten Stunden der Mitarbeiter dann den entsprechenden Aufwandsstunden zuweisen. Mit einer Büro-Software sind alle Stunden automatisch erfasst und zugeordnet. Das Zusammentragen von Arbeitsstunden entfällt, da diese automatisch vorgeschlagen werden. Die direkte und ortsunabhängige Synchronisation auf allen Devices erleichtert die Abrechnung erheblich, da anrechenbare Stunden jederzeit für eine detaillierte Auswertung zur Verfügung stehen.

Ein integrierter Produktkatalog ermöglicht es, Vorlagen zu erstellen und jederzeit an neue Aufträge anzupassen. Darüber hinaus erlaubt eine bedarfsgerechte Optimierung, sich schnell an neue Projektanforderungen oder Marktveränderungen anzupassen.

So sorgt eine branchenspezifische Softwarelösung wie PROJEKT PRO für effizientes Kosten-Controlling im Planungsbüro. Alle Leistungen lassen sich auf Ebene der Leistungsphasen mit wenigen Klicks mobil erfassen und abrechnen. Das optimiert den Workflow. und effizientes Kosten-Controlling steigert die Rentabilität der Aufträge, die Zufriedenheit aller Mitarbeiter und letztendlich die Qualität der Planungsleistungen.