Workflows ERP-System proalpha: Effizienteres bauen und planen

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Mit seinen Marken PUK, JORDAHL und H-BAU Technik und seinem ERP system proalpha begleitet das Familienunternehmen PohlCon Planer, Architekten und Verarbeiter von der Entwicklung und Fertigung der gewünschten Bauteile bis zur Montage und persönlichen Beratung auf der Baustelle: mit Beton- und Fertigteilen für den Rohbau genauso wie mit Kabeltrag- und Unterflursystemen sowie Bewehrungs- und Befestigungslösungen für den Ausbau. 

Damit bei der Fülle an Lösungen, Produktionsaufträgen und Standorten alle Prozesse rundlaufen, setzt PohlCon seit 2007 auf proALPHA ERP – und bezieht inzwischen auch selbst (fast) alles aus dem engmaschigen Partnernetzwerk.

Flexibilität und maßgeschneiderte Lösungen

Das hochspezialisierte und vielfältige Geschäft mit einem ERP von der Stange abzubilden, erscheint als Ding der Unmöglichkeit. Und doch konnte proALPHA auf Anhieb weite Teile des Pflichtenhefts abdecken, als das Unternehmen – damals noch aus Einzelfirmen bestehend – eine zentrale Lösung für die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Angebotskalkulation suchte. Entsprechend schnell und einstimmig fiel die Entscheidung für die ERP-Lösung, die Stringenz und frischen Schwung in die bis dato sehr heterogene IT-Landschaft bringen sollte.

„Was proALPHA auszeichnet, ist seine Flexibilität“, stellt IT-Leiter Ronny Heinrich fest. „Kein ERP-System wird zu 100 Prozent eine Firma abbilden können, aber mit seiner Anpassbarkeit ist dafür gesorgt, jede Herausforderung schnell zu lösen. Und die Berater und Partner sind Profis, die wissen, was sie tun und wie der Mittelstand funktioniert.“

Neben der Produktion, weitgehend in Kleinserie und Einzelanfertigung, ist die Montage eine tragende Säule des Geschäftserfolgs von PohlCon. Bestellt ein Kunde etwa ein PUK-Kabeltragsystem für eine Tiefgarage, kann er sich darauf verlassen, dass er die erforderlichen Stiele pünktlich in der richtigen Ausführung und Länge geliefert bekommt – und dass spezialisierte Handwerker diese schnell und fachgerecht in der Betondecke montieren. Um auch dieses Baunebengeschäft mit seinen Aufmaßen, LV-Positionen, Teilrechnungen und kumulierten Teilrechnungen nahtlos abbilden zu können, ergänzte man proALPHA schon in der Einführungsphase durch ein eigenentwickeltes Bauabrechnungsmodul und kurz darauf durch die Angebotskalkulation im Bau – heute beides Teil der proALPHA-Baukomponente, die durch einen Partner vertrieben wird.

ERP System proalpha: Nahtlose Datenflüsse

Stand Frühjahr 2024 arbeiten 418 User vom Vertrieb über die Disposition und Produktion bis zur Logistik und Buchhaltung mit proALPHA – die meisten von ihnen in den deutschen Niederlassungen, aber auch in den Produktionsstätten in Holland und Spanien. Alle anderen Niederlassungen sind über das Intercompany-Modul angebunden: Es überträgt in Echtzeit die Aufträge, die die Mitarbeitenden dort im eigenen System erfassen, an proALPHA. Umgekehrt können sich diese indirekten Nutzer jederzeit über den Status und Liefertermin ihrer Aufträge beauskunften. „Das Modul ermöglicht einen automatisierten Informationsfluss zwischen PohlCon und den ausländischen Niederlassungen und erspart uns dadurch enorm viele Belege wie auch Fehler, die bei manueller ­Datenübertragung schnell passieren können“, sagt Heinrich.

Noch mehr Tempo und Sicherheit schafft das Unternehmen in bestimmten Abläufen durch Workflows – beispielsweise bei der Zeichnungsverwaltung, der Rechnungskontrolle oder bei der Anlage von neuen Artikeln, Lieferanten und Kunden.

Jederzeit den vollen Durchblick

Alle Belege, die vom Kundenauftrag bis zum erfolgreich abgeschlossenen Projekt anfallen, sind zentral im proALPHA-Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert – bei allein schätzungsweise 6.000 (Teil-)Rechnungen, die pro Monat verschickt werden, eine ganze Menge: „Das DMS nutzen wir wie verrückt! Hier kommt alles rein von Datenschutzsachen über Rahmenverträge bis zu Lieferscheinen – inzwischen sind wir schon bei zwei Terabyte“, so Heinrich. „Trotzdem kann man alles schnell wiederfinden, da alle Belege vorgangs- oder lieferantenbezogen abgelegt und Kunde, Artikel, Auftragsposition oder Auftrag automatisch verschlagwortet sind.“

Damit neben den gängigen Daten etwa aus Beschaffung, Produktion und Logistik auch die Informationen aus spezifischen Prozessen in das ERP-System einfließen, nutzt PohlCon an vielen Stellen Lösungen aus dem proALPHA-Partnernetzwerk, die über Standardschnittstellen an das ERP-System angebunden sind. Der Vertrieb beispielsweise greift über die mobile CRM-Partnerlösung piaX auf alle erforderlichen Daten in proALPHA zu – etwa zu Kunden, Preisen oder Artikelbeständen, erstellt seine Angebote und übermittelt diese dann per Knopfdruck zurück ans ERP. Für die Zollabwicklung ist FORMAT im Einsatz, und die Logistik arbeitet in der Verladekontrolle mit L-mobile. Über die mobile Lösung wird der Barcode jedes Packstücks gescannt, das seinen Platz auf dem LKW gefunden hat. Sobald die Sendung vollständig ist, erhält der Mitarbeitende eine Bestätigung und meldet per Knopfdruck ans ERP zurück, dass die Verladung abgeschlossen ist.

Smartes ERP-System bei PohlCon

Durch die smarte Integration hält das ERP-System einen großen Datenschatz bereit, den das Unternehmen mit der gesamten Analyseklaviatur bespielt: den integrierten proALPHA-Analyzer nutzt man für Ad-hoc-Auswertungen, beispielsweise zur Stammdatenkon-trolle, für Single-Source-Analysen, um Risiken im Einkauf zu vermeiden oder für die Analyse von Materialverbräuchen und Vertriebsdaten. Zudem verfügt das Unternehmen über Business Cockpits auf Basis der Partnerlösung QlikView, die den Usern kontextbezogene Analysemöglichkeiten an die Hand geben. Der Vertrieb kann auf diesem Weg etwa die Umsätze bezogen auf den Konzern, einen Kunden oder Vertreter auswerten.

Nicht zuletzt analysiert PohlCon mit Hilfe der KI-Plattform NEMO die Zusammenhänge zwischen den Cashflow- und Dispodaten. Auf Basis von künstlicher Intelligenz deckt NEMO Muster auf und liefert Erkenntnisse über konkrete Verbesserungsmöglichkeiten etwa in puncto Lagerdauer, Kundenzufriedenheit oder Zahlungsmoral.

ERP System proalpha: An einem Strang in die Zukunft

Aktuell bereitet Heinrich das Update auf Version 9 vor. Mittelfristig möchte PohlCon zudem einen Webshop einrichten, ebenfalls mit einem ­pro-­ALPHA-Partner, der sich ja schon gut bewährt hat.