Fuhrpark Durch ganzheitliches Management die Kosten senken

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Unter Kostenmanagern gilt der Fuhrpark als einer der Unternehmensbereiche mit dem größten Einsparpotenzial – noch vor der Instandhaltung und der Gebäudeunterhaltung. Häufig machen verkrustete Strukturen einen Flottenbetrieb unnötig teuer. Eine kaufmännische und operative Steuerung in einer Hand würde das Problem lösen.

In der Materialwirtschaft sind die Konsolidierung des Lieferentenstamms und die Mengenbündelung längst eine Selbstverständlichkeit. Die Einkaufsabteilungen erzielen erhebliche Rabatte; CFOs und Fachabteilungen schätzen den dadurch gewonnenen finanziellen Spielraum. Anders ist es im Fuhrpark, besser – im Plural – den Fuhrparks. Hier werden die verschiedenen Fahrzeugarten und mobilen Maschinen von zwei oder drei Stellen oder Standorten unabhängig voneinander verwaltet. Betriebswirtschaftlich ist das eine Todsünde. Es entsteht nicht nur ein unnötig hoher, weil mehrfacher, Verwaltungsaufwand. Noch schlimmer ist, dass die Total Cost of Ownership (TCO) unsichtbar bleiben.

Das sind sämtliche Kosten – von der Beschaffung der Fahrzeuge über deren Einsatz bis hin zur Wiedervermarktung. Nur wer diese Zahlen kennt, kann die Wirtschaftlichkeit bemessen, Benchmarkvergleiche anstellen und Optimierungen einleiten. Wenn es um Fahrzeugflotten geht, sparen die wenigsten Unternehmen. Laut einer Studie von Dataforce, der führenden Marktforschungsgesellschaft im Bereich gewerblicher Mobilität, führen gerade einmal 60 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen für mehr als 50 Pkw ein TCO-Monitoring durch.[1] „Somit läuft bei dem Fahrzeugbestand ein signifikanter Kostenblock unter dem Radar“, heißt es. 

Effektiver organisieren

Um alle mobilitätsbezogenen Aufwendungen lückenlos erfassen und analysieren zu können, sind herkömmliche Excel-Tabellen wenig geeignet. Eine leistungsfähige digitale Software-Lösung schafft das in Sekundenschnelle. Sie dokumentiert Kostenentwicklungen, die Zuverlässigkeit von Werkstätten, die Langlebigkeit von Reifen oder Bündelungsmöglichkeiten auf Lieferanten. „Die besten Reporting-Tools und Softwarelösungen sind jedoch wertlos, wenn diese nicht mit den tausenden validen Datenpunkten aus Rechnungsprüfungen und Schnittstellen mit allen Akteuren, die den Lebenszyklus beeinflussen, gespeist werden. Deshalb sind Insellösungen von IT-Dienstleistern den integrierten Angeboten von Flottenmanagement-Unternehmen deutlich unterlegen“, so Experte Majk Strika vom Fuhrparkmanagement- und Leasing-Anbieter Holman. 

Aber es lohnt sich, wie das nachfolgende Rechenbeispiel verdeutlicht: Nettoumsatz gleichbleibend 100 Mio. EUR, Betriebsergebnis 5 %, Fuhrparkkosten 3 %: Eine Reduzierung der Fuhrparkkosten von 10 % verbessert das Ergebnis um 300'000 EUR oder 6 %. Zum Vergleich: Im deutschen Bauhauptgewerbe stiegen bzw. sanken die durchschnittlichen Jahresrenditen beispielsweise zwischen 2019 und 2020 um plus 17,4 % (2019 auf 2022) bzw. um minus 10,8 % (2021 auf 2022) [2]. Was hindert viele Unternehmen daran, ihre Ertragssituation durch Senkung der Mobilitätskosten deutlich zu verbessern? 

Selbst „innovative“ Manager scheuen nichts so sehr wie mögliche Veränderungen. Die Sparten des Fuhrparks – Pkw, Nutz-, Spezialfahrzeuge – haben über Jahrzehnte ihre Eigenständigkeit entwickelt und in vielen Unternehmen regelrechte „Bastionen“ errichtet, vor denen Einkäufer und Finanzverantwortliche kapitulieren. Und nicht selten auch die Unternehmensleitungen, denn Umstrukturierungsprozesse sind unausweichlich mit Konflikten verbunden. Es ist allerdings besser, solche Phasen durchzustehen, als einen erkennbar ineffektiven und kostentreibenden Status quo zu konservieren. „Optimierungsprojekte stoßen bei den Mitarbeitern erfahrungsgemäß auf breite Akzeptanz, wenn sie mit spürbaren Arbeitserleichterungen verbunden sind", so Strika. 

Entscheidend sei, dass die Akteure integrativ zusammenwirkten. Bewährt hätten sich Modelle von crossfunktionaler Zusammenarbeit. Es werden die Rollen der Akteure als Wertschöpfungspartner – statt als Gegner – definiert und operationalisiert. Erfahrungsgemäß gelinge ein solcher Integrationsprozess mit Unterstützung des, häufig bereits vorhandenen, externen Fuhrparkmanagers schnell und reibungslos.

Besser finanzieren

Bei einem vollkostenorientierten Flottenmanagement kommen die Full-Service-Leasingverträge zwangsläufig auf den Prüfstand. Die pauschale Rate für Finanzierung und Services ist komfortabel. Sie liegt aber oft deutlich über dem Marktniveau für vergleichbare Leistungen und erhöht sich am Ende durch die Abrechnung sogenannter Rückgabeschäden [3]. Gebühren für Nutzungsänderungen verteuern zudem die notwendige Flexibilität. 

Experten raten zu einer Trennung von Finanzierung und Fahrzeugservices. Wie für Nutzfahrzeuge könnten darlehensähnliche Vollamortisationsverträge abgeschlossen und sämtliche weiteren Fahrzeugservices auf dem freien Markt zu deutlich besseren Konditionen eingekauft werden. Strika: „Die flexible Nutzung, die Transparenz und Steuerbarkeit der Kosten und schließlich die Wiedervermarktung des Fahrzeugs zu bestmöglichen Konditionen zugunsten des Nutzers macht ein solches Modell einem herkömmlichen Full-Service-Leasing deutlich überlegen.“

Effektiver organisieren und besser finanzieren – damit könne der Fuhrpark einen Großteil seiner Transformationskosten selbst erwirtschaften.