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Dokumentenmanagement: Informationsflut einfacher bewältigen

Verantwortlicher Redakteur:in: Rainer Trummer 2 min Lesedauer

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Die Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) von SmartPS helfen Bauunternehmen, die Flut an digitalen Informationen wertschöpfend zu bewältigen.

(Quelle: SmartPS GmbH)
(Quelle: SmartPS GmbH)

  • Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) steigert die Effizienz im Umgang mit Dokumenten, verbessert die Zusammenarbeit und erhöht die Datensicherheit.

  • Gebündelt in einem Programm bieten sich unterschiedliche digitale Einsatzmöglichkeiten.

  • Dazu gehören Bauakten, Rechnungseingang, E-Mail-Management, Personalakten oder auch Geräteakten.

Die Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) von SmartPS (Langenhagen) helfen Bauunternehmen, die Flut an digitalen Informationen und damit verbundene Prozesse einfach und wertschöpfend zu bewältigen – abteilungs- und gewerkeübergreifend. Zu sämtlichen Funktionen der Software Enaio berät SmartPS auf der DigitalBAU 2024 in Köln in Halle 1, Stand 216.

„Unsere Kunden aus der Baubranche bestätigen uns immer wieder, wie wichtig ein Digitalisierungspartner ist, der nicht nur sein eigenes Handwerk versteht“, sagt Matthias Frank. Der SmartPS-Geschäftsführer ergänzt: „Wir kennen die Herausforderungen, vor denen Bauunternehmen stehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung und auf der Baustelle müssen gleichermaßen in die DMS-Lösungen eingebunden werden. Auf persönliche Betreuung und Beratung legen wir dabei großen Wert.“ So garantiert Matthias Frank mit seinem Team individuelle und anwenderfreundliche Lösungen – alle auf Basis der Enaio-Software.

Viele Lösungen für das Dokumentenmanagement

Die digitale Bauakte hält zentral alle Baugeschehnisse fest. Daten und Dokumente lassen sich somit nach verschiedenen Kriterien ablegen und sortieren – und werden über die Volltextsuche schnell gefunden. Ein Klick reicht, um eine E-Mail zum Beispiel direkt aus Outlook abzulegen. Die Buchhaltung arbeitet mit dem digitalen Rechnungseingang. Dieser erkennt eingehende Rechnungen, verteilt diese gezielt und gleicht die Daten mit dem ERP- oder FiBU-System ab. Mit dem Baurechnungseditor lässt sich die Rechnung zudem digital bearbeiten oder kürzen.

Arbeitsverträge, Urlaubsanträge oder Bewerbungsunterlagen

Personalerinnen und Personaler verwalten Arbeitsverträge, Urlaubsanträge oder Bewerbungsunterlagen in digitalen Personalakten. Auf Wunsch lässt sich dazu ein eigener Bereich für Arbeitsschutzdokumente einrichten. Für eine Zertifizierung des Arbeitsschutzes haben die Bauleiter nur Zugriff auf Ersthelfernachweise, Unfallmeldungen oder Informationen zu arbeitsmedizinischen Untersuchungen in den Personalakten. Weitere mögliche DMS-Lösungen sind zum Beispiel Geschäftspartnerakten, Vertragsmanagement und Fuhrparkakten.

SmartPS lädt dazu ein, sich vom 20. bis 22. Februar 2024 auf der DigitalBAU in Köln persönlich beraten zu lassen.

Weitere Informationen: https://www.smartps.de/

Erfahren Sie hier mehr über Kalkulations- und ERP-Software für effizientes Baumanagement.

Lesen Sie außerdem: "Einfacher planen und bauen: Pilotprojekte zum Gebäudetyp-e"

Bild: Vertragsunterlagen, Abrechnungen, Planungsunterlagen und mehr: In der digitalen Bauakte sind alle Dokumente digital abgelegt. Bild: SmartPS GmbH

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