Bausoftware nach Maß: Immobilienentwicklung mit Echtzeitdaten

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International Campus entwickelt und betreibt innovative Wohnimmobilien für Studierende und Berufseinsteiger. Im Zuge der Prozessoptimierung und Digitalisierung im Unternehmen suchte man nach einer Softwarelösung für die Abteilung Development. Ziel war es, eine Lösung zu finden, die den kaufmännischen Teil abbildet und die alle Beteiligten in der Projektumsetzung nutzen können.

Mit derzeit über 5.000 Apartments in Deutschland, Österreich, Tschechien und den Niederlanden ist International Campus (IC) spezialisiert auf den Bereich Micro Living. Prozessoptimierung und Digitalisierung waren im Unternehmen schon eine ganze Weile auf der Agenda, doch für den Bereich Development sollte eine Bausoftware her, da bislang kein spezielles Softwareprogramm zur Verfügung stand. Vielmehr bedienten die Teams sich gängiger Einzellösungen und Workarounds, etwa mit Excel.

Wie die richtige Bausoftware Projektabläufe optimiert

Nach gründlicher Marktrecherche und intensivem Auswahlverfahren, in dem man Programme verschiedener Anbieter prüfte, fiel die Wahl im Herbst 2021 schließlich auf Procore. Vor allem aus zwei Gründen: Man wollte eine cloudbasierte, sichere Plattform, die sich intuitiv von allen Projektbeteiligten nutzen lässt.

Damit kann IC nun seine Projektabläufe und die Kommunikation deutlich verbessern. Neben der Vernetzung aller Projektpartner, ist es vor allem die Transparenz der Daten, die die Projektsteuerung nun einfacher gestaltet. Hervorzuheben ist die gute Benutzerfreundlichkeit, durch die alle Akteure die Plattform nach kurzer Einführungszeit effektiv nutzen können. Innerhalb weniger Monate brachte man sämtliche Bauprojekte auf die Procore-Plattform.

Mareike Groba, Commercial Project Manager bei International Campus erklärt dazu: „Aufgrund der Anforderungen unserer Shareholder sind wir nicht nur in der Situation, sämtliche Projekte ESG-zertifizieren lassen zu müssen. Auch als Unternehmen haben wir ESG-Ziele im Blick. Und da spielen unter anderem Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit und Anwenderkomfort eine Rolle. Es wäre einfach nicht mehr zeitgemäß gewesen, unsere Leute weiter mit Exceltabellen arbeiten zu lassen.“

ESG-Kriterien

Zur Bewertung eines Unternehmens in Sachen nachhaltiger und ethischer Praxis stehen die Bereiche Umwelt, soziale Aspekte und Unternehmensführung. Seit einigen Jahren ist die Auseinandersetzung mit diesen so genannten ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) für viele Unternehmen Teil der strategischen Ausrichtung und Unternehmenskultur. International Campus fungiert als klassische Bauherrenvertretung und nutzt derzeit vor allem das Finanzmanagement der Procore-Plattform. Die Steuerung der Projekte erfolgt dabei unter Einbeziehung der Zahlen aus dem Budget. Dabei wertet IC für das Projektcontrolling auch projektübergreifende KPIs wie etwa die Kosten pro Bett aus. Sehr wichtig für die Immobilienentwickler ist darüber hinaus der zentrale Zugriff auf alle Projektdaten. „Auf alle Daten in Echtzeit zugreifen zu können und alle Projektinformationen an einem Ort zu haben, bringt immense Vorteile.
Es vereinfacht aber auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Projektsteuerern, Architekten oder Generalunternehmern“, sagt Groba.

Obwohl IC noch nicht alle Procore-Tools in vollem Umfang nutzt, beschreibt die Projektmanagerin bereits heute die Einführung der Plattform als absoluten Gewinn für das Unternehmen: „Weg vom endlosen E-Mail-Verkehr und Exceltabellen hin zur strukturierten digitalen Projektarbeit.“ Im nächsten Schritt möchte man für die kommenden Projekte auch verstärkt Tools für die Projektausführung einsetzen.

Maximale Transparenz durch neue Bausoftware

Wichtig bei der Immobilienentwicklung ist eine gute Dokumentation, nicht nur für den Fall von Rechtsstreitigkeiten. Das sei das Kernthema, betont Groba. Von einer Plattform, auf der alles dokumentiert sei (Vertragsthemen, Schriftverkehr, Nachträge usw.), profitierten alle Beteiligten.

Zudem entsteht somit Verbindlichkeit bei Zahlen und Fakten, und es gibt weniger Konflikte zwischen den Projektpartnern, da Procore als zentrale „Single Source of Truth“ dient. Auch die damit verbundene Zeitersparnis, je nach Projekt zwischen 20 und 30 Prozent des Aufwands bei der Dokumentation, ist ein wirtschaftlicher Vorteil, der sich gleichzeitig auch auf den Arbeitsalltag der Teammitglieder auswirkt: „Effektive, automatisierte Prozesse schaffen Freiraum für wichtige Planungs- und Steuerungsaufgaben, womit durch Nutzen der Plattform sich auch Geld sparen lässt“, bestätigt Mareike Groba.

Reportingaufgaben

Ein wichtiger Mehrwert für die International Campus Group sind fest definierte Workflows. Sie lassen sich in Procore individuell aufsetzen und in sämtlichen Bereichen einbinden, etwa für die Freigabe von Verträgen und Rechnungen oder auch für interne Designprozesse.

Für ihre Reportings nutzen die Immobilienexperten von IC Procore Analytics mit Power BI. „Damit lassen sich alle internen und ebenso die externen Reporting-Anforderungen in Richtung der Shareholder erfüllen“, stellt Mareike Groba heraus. Aktuell arbeitet IC daran, individuelle Reportings für die spezifischen, internen Zwecke zu erstellen.

„Durch Procore bekommen wir mehr Einblicke in die Projekte und sind in der Lage, unsere Projekte besser zu steuern, Risiken zu erkennen und proaktiv zu handeln.“

Forecast in der Bausoftware

Weitere Beispiele, bei denen sich die Prozesse bei International Campus durch die Einführung von Procore im Unternehmen optimiert haben, ist etwa die Forecast-Funktion, um Prognosen und Liquiditätsberechnungen zu erstellen. Dank projektübergreifender Analysen der Kennziffern lassen sich nun auch einzelne Kostenbereiche der verschiedenen Wohnkonzepte besser vergleichen. Und die vielen Tools zur Überwachung von Aufgaben und Terminen ermöglichen ein effektives Risikomanagement.

Besonders erfreulich ist die hohe Akzeptanz der Bausoftware in der Belegschaft. Immer mehr Abteilungen greifen auf die Informationen zu. Die intuitive Oberfläche der Plattform macht die Anwendung sehr einfach bedienbar und das Feedback bei IC ist durchweg positiv. Das Schulungspackage von Procore mit Videos und Anleitungen ermöglicht es jedem neuen Teammitglied, sich schnell und einfach einzuarbeiten. Ein Pluspunkt war dabei die deutschsprachige Begleitung von Procore. So hatte IC einen permanenten Ansprechpartner, um auch schwierigere Themen zu klären.

Von Brigitte Bernhardt.