Zeiterfassungssoftware: Zeiterfassung, Dokumentation und Berichtswesen in einem Tool

Zeiterfassungssoftware in der Praxis: Seit der Gründung 1967 ist der Mittelständler für anspruchsvolle Konzepte und Lösungen in den Bereichen Luft- und Klimatechnik, Kältetechnik, Gebäudeautomation und Elektrotechnik stetig gewachsen. So sorgen heute 900 Mitarbeiter für maßgeschneiderte gebäudetechnische Konzepte. Zum Kundenstamm gehören unter anderem produzierende Unternehmen sowie Hotels, Einkaufszentren, Museen, Hochschulen, Kliniken, Verwaltungsgebäude, Opernhäuser.

Mehr als nur eine Zeiterfassungssoftware

2015 suchte Matthias Faust, als Projektleiter zuständig für die Montageleitung in der Niederlassung Köln, eine Zeiterfassungssoftware und stieß durch eine umfassende Internetrecherche auf das Programm des Lohner Softwarehauses 123erfasst. Der Projektleiter erläutert: „123erfasst entsprach dem Stand der Technik und deckte unsere Anforderungen an Zeiterfassung, Fotodokumentation und Berichtswesen exakt ab.“ Früher wurden die Monatsberichte von den Monteuren per Hand geschrieben oder teilweise über eine Excel-Tabelle erstellt. Die Bearbeitung war für die Personalabteilung ein hoher Aufwand und darüber hinaus fehleranfällig. Mit 123erfasst werden Zeiten, Spesen und Abwesenheiten jetzt digital erfasst und lassen sich somit auch direkt weiterverarbeiten.

Sukzessive Einführung

Matthias Faust und Steffen Schmidt, Bereichsleiter für IT und Arbeitssicherheit, testeten das Programm intensiv. Anschließend wiesen sie die Kollegen der Niederlassung Köln anhand eines Pilotprojekts in die Handhabung der Software ein. Nach sechs Monaten entschied man sich, nach und nach weitere Standorte einzubinden. Heute erfassen sowohl die Monteure, die Bau- und Projektleiter, die Konstrukteure als auch die Mitarbeiter in der Verwaltung ihre Zeiten mit 123erfasst. Dazu nutzen sie die App auf ihrem Smartphone, Tablet oder Rechner.

Auch die Spesen werden mit dem System erfasst und Urlaubsanträge gestellt. Bei Krankmeldungen trägt entweder der Vorgesetzte oder die Teamassistenz die gemeldeten Zeiten ein. Die Montageleiter prüfen für den vorangegangenen Monat die von den Mitarbeitern eingetragenen Stunden und Spesen und erteilen dann der Personalabteilung die Freigabe der Daten. Geben momentan die Mitarbeiter in der Personalabteilung die Stunden noch mittels eines Excel-Exports aus 123erfasst manuell in das Lohnabrechnungsprogramm ein, so soll zukünftig der Datentransfer automatisch über eine Schnittstelle erfolgen.

Infos per App

Wichtig für Otto ist sowohl die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter als auch die der Nachunternehmen zu den Projekten. So ist jederzeit ersichtlich, wer, wann, wo auf welcher Baustelle tätig ist, zum anderen aber auch die Auslastung der Kollegen.

Die relevanten Ansprechpartner werden genauso benannt wie die Besonderheiten der Baustelle aufgelistet. Sollten sich Änderungen ergeben, informiert die App die relevanten Mitarbeiter per Push-Nachricht. Dadurch verringert sich für alle Beteiligten der Aufwand erheblich. Denn mit 123erfasst sind nicht nur langfristige Einsätze, sondern auch kurzfristige Änderungen zeitsparend und revisionssicher dokumentiert sowie mit den jeweiligen Personen kommuniziert.

Insgesamt arbeitet Otto mit 720 Lizenzen von 123erfasst. 2020 erweiterte man das System um die Mängel- und Qualitätsmanagement-App 123quality und erwarb davon 100 Lizenzen. Die Lösung ist in 123erfasst integriert und musste nur für die relevanten Nutzer freigeschaltet werden. So sind die Stammdaten nur einmal anzulegen, werden zentral gepflegt, und die Nutzer greifen von beiden Anwendungen auf den gesamten Datenpool zu.

Mit 123quality fotografiert der Anwender schnell einen Mangel und spricht aufs Handy, was zu erledigen ist. Er verortet die Aufgaben auf dem digitalen Bauplan und ordnet die zu erledigenden Tätigkeiten dem zuständigen Mitarbeiter oder Nachunternehmen mit wenigen Fingertipps zu. Verschiedene Arten von Tickets wie Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen, Nachträge, Restleistungen usw. sind so schnell erstellt. Der gesamte Prozess der digitalen Mängelerfassung, -verfolgung und -behebung ist somit standardisiert, übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert und führt zu einer deutlich besseren Qualität in der Ausführung.

Fotodokumentation in der Zeiterfassungssoftware

Täglich dokumentieren die Kollegen auf der Baustelle den Baufortschritt, aber auch Behinderungen durch andere Gewerke per Foto und Anmerkungen. Letzteres leitet man sofort an den Auftraggeber weiter. Dies vereinfacht die Dokumentation ungemein, denn alle Fotos und zugehörigen Informationen sind automatisch dem relevanten Projekt, Baubereich und Bauteil zugeordnet. Damit alle Informationen im Bautagesbericht enthalten sind, hat sich Otto einen individuellen Bericht vom Softwarehaus programmieren lassen. In diesen übernimmt er die in 123quality eingegebenen Informationen, so dass dort auch die tagesbezogenen Tickets für die Dokumentation enthalten sind.

Fotos der Mängel verorten die Gebäudetechnik-Experten auf den entsprechenden Grundrissplänen. Bauleiter Sebastian Gabortz dazu: „Ich leite das Ticket an das Nachunternehmen, mit dem Auftrag den Mangel abzuarbeiten, und muss mich nicht mit ihm auf der Baustelle treffen. Der Nachunternehmer sieht sofort, wo er tätig werden muss, und wir sparen durch diese Vorgehensweise viel Zeit.“

Ergänzende Arbeiten

Projektleiter Matthias Faust nutzt 123quality auch zur Unterstützung der Angebotserstellung für Ergänzungsarbeiten. Dazu nimmt er vor Ort Maße und Besonderheiten auf, fotografiert die Situation und ergänzt die Informationen durch individuelle Bemerkungen. Diese Informationen helfen Faust bei der Erstellung des Angebotes. Aufgrund der Fotos hat er die Örtlichkeiten vor Augen.

Seit der Einführung der Zeiterfassungssoftware von 123erfasst hat sich die Berichterstellung deutlich verbessert. Die gesamte Zeiterfassung sowie die Prüfung der Eingaben sind deutlich einfacher. Wurden früher die Fotos per WhatsApp oder E-Mail verschickt und mussten im richtigen Ordner auf dem Rechner abgelegt werden, liegt jetzt das Foto mit Kategorisierung, örtlicher Zuordnung anhand des Bauteils und des Baubereichs mit Text, Datum und Uhrzeit vor und wird automatisch in den Bautagesbericht eingefügt.

Bei Otto schätzt man die Integration der beiden Lösungen. Da die Benutzeroberfläche beider Lösungen gleich ist, müssen sich die Mitarbeiter nicht in ein zweites System einarbeiten und sich auch nur einmal Benutzernamen und Passwort merken. Die Vorteile ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses sowie der gesamten Dokumentation. Transparenz, Zeitersparnis, eine bessere Auslastung der Baustellen sowie übersichtliche und informative Bautagesberichte verringern Nachfragen. Die eingesparten Zeiten können die Otto-Mitarbeiter für ihre orginäre Tätigkeiten nutzen und sind somit bedeutend produktiver als früher. Durch das gut dokumentierte Qualitätsmangement und die schnelle Weiterleitung der zu behebenden Mängel können diese zügig abgearbeitet werden.

Von Heike Blödorn.

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