Rechnungsstellung transparent überwachen und steuern

• Kobold Management Systeme, Anbieter von Controlling- und Projektmanagementlösungen für die Baubranche, bietet eine Lösung für einen optimierten Workflow bei der Rechnungsstellung.
• Die entsprechenden Funktionen in der Büro- und Projektmanagementsoftware Kobold Control versprechen mehr Transparenz und Kontrolle.
• Der Anwender kann ein erzeugtes Rechnungsdokument ab der ersten Erstellung in verschiedenen Zuständen bis hin zum elektronischen Versand des Dokuments an den Rechnungsempfänger überwachen und steuern.

Das in Kobold Control integrierte Rechtesystem unterstützt dabei den Zugriff der verschiedenen am Gesamtprozess beteiligten Anwender im jeweiligen Prozessschritt. Noch bevor die kaufmännische Abteilung oder Buchhaltung das Rechnungsdokument im Planungsbüro erstellt, können Projekt- und Teamleiter für die Rechnungsstellung wichtige Daten wie zum Beispiel den Leistungsstand oder etwaige Rechnungsanhänge (Stundennachweise, Stundenlisten) direkt im System für den kommenden Rechnungslauf hinterlegen. Die Anwender, die die Rechnungen erstellen, greifen ohne Umwege auf diese Dokumente zu und binden sie in die Rechnungen ein.

Rechtesystem unterstützt den Prozess der Rechnungsstellung

Zwecks Rechnungsprüfung kann nach Ausstellung des Rechnungsdokuments im Bedarfsfall der Workflow zum Beispiel im Sinne einer internen Prüfung durch die Geschäftsleitung erfolgen. Das Programm ordnet dabei automatisiert und übersichtlich alle zu prüfenden Dokumente per digitaler Liste dem „prüfenden“ Anwenderkreis zu. Im Bedarfsfall wird die Information über den Eingang eines neuen, zu prüfenden Dokuments auch per E-Mail-Assistent unterstützt. Sind inhaltliche Korrekturen am Dokument erforderlich, kann das Dokument wieder in die Phase der Rechnungserstellung zurückverwiesen werden.

Hat das Dokument den gesamten Workflow durchlaufen, steht der abschließende Schritt der Rechnungsfreigabe (wahlweise Wandel in ZUGFeRD oder XRechnung) im System an. Das Dokument wird nun im Controlling im digitalen Rechnungsbuch geführt. Danach versendet der Anwender die Ausgangsrechnung direkt aus Kobold Control samt aller benötigen Anhänge an den Rechnungsempfänger. Das System bereitet dazu eine E-Mail-Vorlage mit allen Anhängen vor.

Bild oben: Bitte um Prüfung und Freigabe der Abschlagsrechnung. Bildquelle: Kobold Management Systeme GmbH

Weitere Informationen: https://www.kbld.de/

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