Planungsbüro-Software: Freiräume schaffen und kreativ arbeiten

Planungsbüro-Software in der Praxis: Derzeit stellen Bauherren, Politik und Gesellschaft immer neue Anforderungen an Planungsleistungen. Um den steigenden Erwartungen gerecht zu werden, braucht es mehr Kreativität denn je. Hohe Anforderungen an Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit und Kosteneffizienz treffen auf Materialknappheit, Preisexplosionen und Fachkräftemangel.

Planungsbüro-Software: Die kreative Lösung

Das verleiht Projekten eine völlig neue Dynamik, die den Planungsalltag erheblich beeinflusst. Dazu ergeben sich vom ersten Entwurf bis zur Fertigstellung meist deutlich mehr Umplanungen. Die daraus entstehenden zusätzlichen Planungsleistungen sind zum einen weder im Planungshonorar noch in der Ressourcenplanung der Büros vorgesehen, zum anderen werden die ohnehin begrenzten Kapazitäten für kreatives Arbeiten geschmälert. Dabei benötigen sowohl die Umplanungen als auch die Arbeit an Aufträgen und Wettbewerben
kreative Lösungen.

Freiräume schaffen

Kreativität ist die Fähigkeit, Neues zu schaffen, wozu das Rad aber nicht jedes Mal neu zu erfinden ist. Kreative Lösungen bauen häufig auf bisherigen Erkenntnissen auf und führen diese fort. Aber dafür muss der Kopf frei sein: durch Entlastung bei der Projektorganisation und einem beruhigenden Überblick über die wirtschaftlichen Daten der Projekte. Kreativität benötigt auch ungestörte Konzentration. Die Zeit dafür fällt derzeit immer spärlicher aus, denn der steigende Bedarf an Umplanung bewirkt einen deutlich höheren Organisationsaufwand. Die steigende Flut eingehender E-Mails und Anrufe verhindern es oftmals, einen Gedanken ungestört zu Ende denken zu können.

Digitale Softwarelösungen können die Arbeit im Planungsbüro erheblich vereinfachen. Eine Planungsbüro-Software wie PROJEKT PRO Generation 20 berechnet beispielsweise Planungshonorare nach HOAI automatisch, wodurch man Angebote bequem versenden und bei Bedarf auch duplizieren oder anpassen kann. Ebenso lässt sich mithilfe einer branchenspezifischen Software zusätzlicher Mehraufwand direkt als Zeithonorar anlegen und zeitnah abrechnen. Im Anschluss an Meetings oder Baustellentermine kann man die Protokolle dann direkt aktualisieren, dokumentieren und verteilen.

Die Planungsbüro-Software PROJEKT PRO etwa gibt für diese Workflows eine übersichtliche und klare Struktur vor, um Informationen projektbezogen anzulegen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht es allen Mitarbeitern gleichzeitig auf erfasste Unterlagen zuzugreifen und diese bei telefonischen Fragen oder eintreffenden Mails anzusehen oder zu ergänzen. Für eine optimale Zusammenarbeit empfiehlt sich außerdem ein integrierter gemeinsamer Teamkalender, ein Adressbuch und eine übersichtliche Aufgabenplanung. Verknüpftes Datenmanagement ermöglicht so Architekten und Ingenieuren, sich im dynamischen Projektgeschehen immer wieder Freiräume für Kreativität schaffen zu können.

Interview mit Michael Flache

Wir haben uns mit Michael Flache, Architekt und Trainer bei PROJEKT PRO, über kreatives Arbeiten im Planungsbüro unterhalten. In seiner langjährigen Tätigkeit als Planer ist er stets auf der Suche nach kreativen Lösungen für Wohn- und Geschäftsgebäude, Einfamilienhäuser sowie Gewerbe- und Industriebauten.

Wie viel Zeit sollte kreative Arbeit im Arbeitsalltag eines Planers idealerweise einnehmen?

Michael Flache: Schwer zu sagen, da kreative Arbeit nicht wirklich planbar ist. Man kann nicht einfach auf Knopfdruck kreativ sein. Vielmehr geht es darum, auf Anforderungen und Situationen zu reagieren, die eine kreative Lösung erfordern. Wenn ich den Kopf frei habe, kann das recht schnell gehen, bin ich aber mit vielen anderen Themen beschäftigt, dauerts entsprechend länger.

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht, und wieviel Zeit haben Planer denn tatsächlich für kreatives Arbeiten zur Verfügung?

Flache: Der zeitliche Faktor ist häufig gar nicht so ausschlaggebend. Man muss einfach den Kopf für Kreativität frei haben. Wenn ich beispielsweise an der Abgabe für einen Wettbewerb arbeiten möchte, aber alle fünf Minuten das Telefon klingelt oder ich mich abrupt einer wichtigen Mail widmen muss, komme ich aus dem Tritt und kann irgendwann keinen klaren, kreativen Gedanken mehr fassen. So beeinflusst meine Umwelt eben auch meine kreative Arbeit.

Planungsbüro-Software: Termindruck und Kreativität

Welche Rolle spielt der Termindruck beim kreativen Arbeiten?

Flache: Generell sind Fristen kein schlechtes Mittel, um einen Rahmen für kreative Arbeit zu schaffen. Zum Problem werden aber unvorhergesehene Ereignisse, die in einem engen Zeitrahmen keinen Raum für Kreativität lassen. Umplanungen etwa sind häufig mit enormem Zeitdruck verbunden – fehlerhafte Pläne im Büro oder auf der Baustelle führen da schnell zu hohen Kosten.

Gibt es Möglichkeiten, um kreatives Arbeiten von Planern zu fördern — zum Beispiel digitale Tools oder eine spezielle Raumausstattung?

Flache: Ein Tool zur Steigerung der eigenen Kreativität muss wohl erst noch erfunden werden … Die kreative Leistung muss vom Planer selbst kommen. Aber dafür braucht es freie Kapazitäten, erst dann helfen die digitalen Tools. Wenn ich mich auf die Aufgabe als solche konzentrieren kann und nicht ständig abgelenkt werde, gibt mir das den Raum, um mein kreatives Potenzial zu entfalten. Durch die Möglichkeit, Informationen einfach abzuspeichern, schnell wieder abzurufen oder an Kollegen weiterzugeben, können sich Planer beispielsweise Themen aus dem Kopf schreiben. Zudem kann man durch digitale Strukturen auch einmal den Arbeitsplatz wechseln, wodurch sich wieder neue Perspektiven eröffnen.

Wie gelangen Planer zu mehr Freiraum im Arbeitstag?

Flache: Ich würde jedem empfehlen, sich die eigene Tagesstruktur zu notieren und Prioritäten zuzuordnen. Ist die Struktur überhaupt erkennbar oder bestimmen lediglich äußere Umstände den Tagesablauf? Dann würde ich dazu raten, den Tagesablauf bei Bedarf zu strukturieren und den Themen, die man gerade bearbeitet, auch wirklich wichtig zu nehmen.

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