Newforma: Mit mehr Mut zur umfassenden Digitalisierung

Neue Wege zu gehen, erfordert immer Mut. Die Planungsbüro Rohling AG mit Stammhaus in Osnabrück und insgesamt zehn Niederlassungen im gesamten Bundesgebiet begann bereits im Jahr 2016 damit, einen weitestgehend durchgängigen BIM-Prozess zu entwickeln. In diesem Zuge wurde 2016 auch die Software für Projektinformationsmanagement (PIM) von Newforma implementiert, wodurch das Unternehmen in der Lage war, die Zusammenarbeit – auch standortübergreifend – zu beschleunigen, zu optimieren und nicht zuletzt geschmeidiger zu machen.

Dank Newforma durchgehend digital

Ein entscheidender Vorteil kristallisierte sich für das Unternehmen im Jahr 2020 heraus, als die Coronapandemie sämtliche Industriezweige vor ganz neue Herausforderungen stellte. Diese Situation war für pbr noch mal ein weiterer Booster, da die Mitarbeitenden der Planungsgesellschaft diejenigen Werkzeuge, die bereits zuvor erfolgreich im Unternehmen etabliert waren, fortan besonders intensiv nutzten. „Wir sind froh, dass wir den Mut bereits so früh aufgebracht haben, ins kalte Wasser zu springen“, erzählt Vorstandsmitglied Raymond Liebe. „So waren wir vorbereitet und in der Lage, an allen Standorten durchgängig modellorientiert und digitalisiert zu arbeiten.“

Ein Rückblick: Als im Jahr 2016 sämtliche Prozesse zunächst geprüft und anschließend passend für die BIM-Planung umgestellt worden waren, nahm das Unternehmen eine Bandbreitenerweiterung vor. Dabei wurde auch die zentrale Serverlandschaft erneuert. Diese und viele weitere grundlegende Anpassungen legten die Grundsteine für die standortübergreifende Zusammenarbeit an BIM-Modellen und gleichzeitig für ein mobiles Arbeiten überall im Unternehmen. Dafür war zunächst ein Umdenken im Hause pbr erforderlich und auch Investitionen zu tätigen.

Nach der Prozessentwicklung und ersten erfolgreich absolvierten BIM-Pilotprojekten in den Jahren 2013 und 2014 werden bei pbr inzwischen rund 70 bis 80 Prozent der Projekte durchgängig digitalisiert abgewickelt. Die Software von Newforma läuft dabei immer mit und bietet zusätzlich die Möglichkeit einer projektbezogenen, flexiblen Nutzung. Denn auch in den wenigen Fällen, in denen noch konventionell in 2D statt mit Revit-Modellen gearbeitet wird, profitieren sämtliche in die Planung eingebundenen Teams im Hause pbr von der Projektinformationssoftware.

Andre Hoffmann aus dem Prozess- und Qualitätsmanagement berichtet, dass im Unternehmen alle neuen Projekte immer zunächst mit Newforma verknüpft werden, was den Vorteil bietet, dass sich sämtliche, auf lokalen Servern im Explorer abgelegte Informationen allesamt ohne großen Suchaufwand für die Projektteams zur Verfügung stellen lassen. Auch die Einbindung von Partnerunternehmen ist, je nach Projektart und -größe, mittels der Info-Exchange-Website einfach und zentral möglich. Gleichzeitig lassen sich über die E-Mail-Ablage in wenigen Sekunden jegliche, für Projekte relevante E-Mails finden und somit Fragen sehr schnell klären.

Neue Verbindungen herstellen

Intern nutzen wir Newforma für jedes Projekt“, berichtet Hoffmann. Ein Vorteil für das Unternehmen besteht auch darin, dass nicht alle Mitarbeitenden es unbedingt bewusst anwenden müssen. „Das System läuft stets im Hintergrund mit“, erklärt der Experte. „Rund 60-70 Prozent unserer Belegschaft arbeitet erfolgreich mit der Newformasuche und der E-Mail-Ablage. Zusätzlich haben wir einige Spezialisten im Unternehmen, die uns dabei unterstützen, weitere Verknüpfungen zwischen dieser IT-Lösung und anderen im Haus etablierten Systemen wie etwa Microsoft Sharepoint oder One Note zu schaffen. Auch Referenzierungen zwischen 2D-CAD- und BIM-Modellen ließen sich mit Hilfe von Newforma und dem kreativen Umgang mit Digitalisierungswerkzeugen bereits herstellen.

Sehr geschätzt wird bei der pbr AG die Dokumentensteuerung. Sie hilft dabei, besser nachzuvollziehen, wer genau mit welchem Plan gearbeitet hat oder aktuell daran arbeitet. Je mehr Standorte des Unternehmens und Partner in ein Projekt eingebunden sind, desto mehr Suchaufwand spart diese Recherchemöglichkeit ein.

Auch das Feature „Info Exchange Website“ findet häufig Anwendung. Mit dessen Hilfe kann das Unternehmen eine eigene Plattform für die Projektkommunikation bereitstellen, sofern der Bauherr keine solche einsetzt und für die Beteiligten vorgibt. Ist dies der Fall, kann pbr in Newforma immer auch zusätzlich eine Spiegelung der dort bereitgestellten Projektdaten für die eigenen Teams erstellen. Die Informationen bleiben also immer im Haus, auch nach Projektende.

Newforma-Apps auf der Baustelle

Auch die Apps von Newforma finden im Unternehmen regelmäßig Einsatz und erfreuen sich einer immer größerer Beliebtheit. Die E-Mail- und Projektteam-App etwa machen es möglich, auch von unterwegs auf Teams und aktuelle Aktivitäten in den Projekten zuzugreifen. Die Projektteams können mit Hilfe von Apps unmittelbar auf den Baustellen arbeiten und Feldnotizen im System erstellen. Hierbei werden Fotos von Mängeln oder notwendigen Anpassungen der Baustellen im System hinterlegt. Anschließend erstellen die Projektmitarbeitenden mit Hilfe der Task-App konkrete Aufgaben, die dann abschließend von weiteren Teamkollegen zu erledigtensind.

Die BIM- und Planungsverantwortlichen bei der pbr AG sind der Überzeugung, dass das Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt sehr gut aufgestellt ist. Die Möglichkeiten, die die Digitalisierung uns bietet, reizen wir selbstverständlich weiter aus. Wir bleiben weiter mutig“, fasst der Vorstand der Planungsgesellschaft zusammen.

Von Verena Mikeleit.

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