Mehr Automatisierung im QM-Arbeitsalltag

Spektrometer für die Analyse von Werkstoffen und Schichtdicken – das ist das Geschäftsfeld von Oxford Instruments Analytical. Das Qualitäts­management erfolgt gemäß der Norm DIN EN ISO 9001:2015. Seit 2007 wird das Unternehmen bei der Einhaltung von der Qualitätsmanagementsoftware Consense IMS/QMS/PMS unterstützt. Von Dr. Iris Bruns

Oxford Instruments Analytical aus dem niederrheinischen Uedem bei Düsseldorf gehört zur Oxford Instruments Gruppe mit Hauptsitz in Großbritannien. Vor über 50 Jahren startete der Konzern als erste Ausgründung eines Technologieunternehmens aus der renommierten Oxford University. Heute ist Oxford Instruments ein global agierendes Unternehmen mit 1.900 Mitarbeitern in aller Welt und ist an der London Stock Exchange (OXIG) notiert.

Die Oxford Instruments Analytical GmbH mit 118 Mitarbeitern ist das Kompetenzzentrum (Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Service) für die optische Emissionsspektrometrie und die stationären Röntgenfluoreszenz-Geräte. Insbesondere in der metallverarbeitenden und -produzierenden Industrie werden optische Emissionsspektrometer für die Analyse der Metallwerkstoffe eingesetzt. Die Röntgenfluoreszenz-Analysatoren messen Schichtdicken bis in den Nanometerbereich, beispielsweise bei Leiterplatten. Auch die zerstörungsfreie Analyse von Schmuck- und Metallbeschichtungen gehört zu den Standardanwendungen. Neben der Technologie-Kompetenz hat der Standort in Uedem die Schlüsselfunktion des globalen Hubs für logistische Abwicklung aller Industrieprodukte des Konzerns.

Zeit für sorgfältige Prozessmodellierung

Mithilfe von Consense IMS/QMS/PMS baute das Unternehmen ein elektronisches Qualitäts-Dokumentenmanagementsystem auf, bei dem die Software dafür sorgt, dass die vorgegebenen Standards zur Doku­mentation nach ISO 9001:2015 lückenlos und normkonform eingehalten werden. Die Lösung bietet eine komplette elektronische Unterstützung durch automatisierte Routineabläufe, stellt systematisch Informationen bereit und überwacht geltende QM-Vorgaben. Die ablaufenden Prozesse wurden von der Software in Form von Flussdiagrammen erstellt und mit den verantwortlichen Stellen und Dokumenten verbunden. „Das A und O ist dabei eine sorgfältige Abbildung. Dafür müssen die unterschiedlichen Dokumente und Prozesse so präzise wie möglich den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden“, erläutert Katrin van Meegen, Continuous Improvement Manager bei Oxford Instruments Analytical. In Consense erfolgt dies über den Geltungsbereich, der den Zugriff auf die Inhalte genau festlegt und Freigaben oder Kenntnisnahmen über automatisiert ablaufende Workflows regelt.

Besonders hilfreich sind hier aus Sicht von Katrin van Meegen die im System hinterlegten Workflows, die es erlauben, jeden Workflow-Schritt für jeden Mitarbeiter individuell einzustellen. Auf diese Weise haben die Verantwortlichen bei Oxford Instruments Analytical detailliert festlegt, wer welches Dokument lesen oder bearbeiten darf. „Das hört sich erst einmal nach viel Aufwand an, aber der zeitliche Einsatz lohnt sich: Die Zeit, die hier am Anfang investiert wird, holt man später durch effiziente Abläufe wieder heraus“, so die QM-Expertin.

Weniger Mails, mehr automatisierte Abläufe

Ein wichtiges Ziel der Einführung eines Qualitäts-Dokumentenmanagements war laut Katrin van Meegen, Routineabläufe im Arbeitsalltag mit möglichst wenig Mail-Verkehr zu regeln. Das wurde mithilfe der QM-Software an vielen Stellen im Unternehmen erreicht. In der Produktion der optischen Emissionsspektrometer und der Schichtdickenmessgeräte arbeitet man beispielsweise viel mit Checklisten. Jedem Gerät ist ein Laufzettel zugeordnet, der die Abläufe in allen Produktionsschritten begleitet. Seit der Einführung der Software lässt sich dieser Laufzettel nun tagesaktuell aus dem System abrufen. Alle bereits erledigten Arbeitsschritte sind darauf vermerkt, lassen sich jederzeit nachvollziehen und den ausführenden Mitarbeitern zu­ordnen.

Inzwischen hat sich die Lösung in den verschiedenen Unternehmensbereichen Forschung/Entwicklung, Produktion, Service, Kundenberatung und Personal fest im Arbeitsalltag etabliert. Dabei ist der Zugang zum System nicht arbeitsplatzabhängig: Jeder Mitarbeiter kann sich von jedem Rechner aus über sein persönliches Passwort in Consense IMS/QMS/PMS einloggen und gelangt sofort zu seiner persönlichen Übersichtsseite. Sie zeigt dem Nutzer auf den ersten Blick personalisiert alle anstehenden Aufgaben, Neuerungen und Informationen an, die für seinen Geschäftsbereich oder die von ihm zu verantwortenden Prozesse relevant sind.

Prüfmittelmanagement normkonform organisieren

Der modulare Aufbau der Software ermöglicht den Verantwortlichen, das System schrittweise und nach Bedarf des Unternehmens weiter auszubauen. Seit 2010 nutzt Oxford Instruments Analytical beispielsweise das Consense Prüfmittelmanagement. Dieses Modul wurde speziell dafür entwickelt, alle Prüfmittelinformationen systematisch zu verwalten und zu dokumentieren, die Einhaltung von Fristen zu überwachen und gegebenenfalls anzumahnen. Denn auch die in der Produktion eingesetzten Prüfmittel, zum Beispiel für die optischen Emissionsspektrometer oder die Schichtdickenmessgeräte, sind ein wesentlicher Bestandteil der Qualitätssicherung und müssen einer regelmäßigen Kontrolle unterzogen werden. So sind für die Zertifizierung nach ISO 9001 regelmäßige Kalibrierungen, Wartungen und Inspektionen der verschiedenen Prüfmittel erforderlich, die man dokumentieren und bei Bedarf nachweisen muss. „Der manuelle Aufwand hierfür ist unverhältnismäßig hoch. Deshalb haben wir uns auch hier für die elektronische Unterstützung entschieden“, erklärt Katrin van Meegen.

Mit dem Prüfmittelmanagement-Modul lassen sich nun unter anderem Überwachungstermine, -intervalle und Zuständigkeiten koordinieren und kontrollieren, Anschaffungs- und Reparaturkosten der eingesetzten Prüfmittel sowie deren Produktiv- und Ausfallzeiten dokumentieren. „Jeder kann im System sehen, wann Kalibrierungen oder Wartungen fällig sind oder ob das von seiner Abteilung benötigte Prüfmittel „aktiv“ ist und somit verwendet werden kann“, ergänzt Katrin van Meegen. Für jedes Prüfmittel sind im System alle wichtigen Unterlagen hinterlegt – von der Anschaffungsrechnung bis hin zu entsprechenden Zertifikaten. Einen großen Vorteil des EDV-gestützten Systems sieht van Meegen auch darin, dass alle Dokumente gut zugängig sind und man sie nicht mehr per Hand in Ordnern oder auf Servern suchen muss. Stehen externe Audits an, lassen sich alle benötigten Dokumente auf Knopfdruck zusammenstellen.

Investitionen in gute Pflege

Seit Kurzem nutzt die Personalabteilung in Uedem außerdem das Modul Consense Schulungsmanagement für die mit den Mitarbeitern vereinbarten Weiterbildungen. Diese werden im System erfasst und in Organisation, Ablauf und Kontrolle unterstützt. Auf diese Weise hat ­Astrid Pfaffenbach, HR Manager bei Oxford ­Instruments Analytical, jederzeit Überblick, für welche Mitarbeiter Schulungen anstehen, wann diese anstehen oder absolviert wurden und welche Kosten dafür anfallen. „Wenn ich hierzu Reports für unser Headquarter in England erstellen muss, lassen sich die benötigten Informationen in Kürze zusammenstellen“, erläutert Astrid Pfaffenbach.

Auf die Frage, worauf zu achten ist, um das Qualitätsmanagementsystem mit Software-Unterstützung nachhaltig bei den Mitarbeitern zu etablieren, hat ­Katrin van Meegen eine klare Antwort: „Ausreichend Ressourcen für eine gute Pflege des Systems müssen vom Unternehmen bereitgestellt werden, sonst schwindet in Folge die Akzeptanz der Nutzer.“ Bei Oxford Instruments Analytical ist dies augenscheinlich gelungen, wie Astrid ­Pfaffenbach schmunzelnd durch ein Beispiel ergänzt: „Bei uns hat sich eine Standard-Antwort auf die Frage, wo denn welches Dokument zu finden ist, eingebürgert: Guckst du Consense!“.rt

Autoreninformation: Dr. Iris Bruns ist Teil der Geschäftsführung von Consense in Aachen.