Mängelmanagement: Wie eine Immobiliengruppe ihr Qualitätsmanagement optimiert hat

Mängelmanagement auf höchstem Niveau: Der komplett im Familienbesitz befindliche Mittelständler ERL, aus dem bayerischen Deggendorf, erarbeitet für jedes Projekt maßgeschneiderte Lösungen auf Grundlage sorgfältiger Analysen und versteht sich dabei als Partner von Betriebsträgern, Städten und Gemeinden. Die Gruppe beschäftigt rund 400 Mitarbeiter und erstellt 80 Prozent der Gewerke in Eigenleistung. So umfassen die hauseigenen Ausbaugewerke Zimmerei, Spenglerei, Metallbau, Malerbetrieb, Heizung, Lüftung, Sanitär, Hoch- und Tiefbau, Alubau, Steinbruch sowie Garten- und Landschaftsbau.

Alles aus einer Hand

ERL setzt bislang Software der Nemetschek Group ein, etwa die ERP-Software NEVARIS Finance oder auch das CAD-System ­Allplan. Daher war es nur logisch, sich innerhalb des Konzerns umzuschauen, ob nicht auch eine Zeit­erfassungssoftware im Angebot ist. Als Tochterfirma von ­NEVARIS wurde 123erfasst eigens für den Baubereich programmiert und deckt die Anforderungen von ERL an Einsatzplanung, Fotodokumentation und Zeiterfassung sowie eine Schnittstelle zu NEVARIS Finance an.

Das gleiche gilt für die Aufgaben- und Mängelmanagement-App 123quality, mit der die Mitarbeiter auf der Baustelle alle mängelrelevanten Daten erfassen können, die sofort auf eine zentrale Online-Datenbank übertragen und mit den Beteiligten geteilt werden. Für 123erfasst-Nutzer ist 123quality in die Lösung integriert und lässt sich auf Wunsch freischalten. Der Vorteil: Die Stammdaten sind nur nur ein Mal anzulegen und lassen sich zentral pflegten. Außerdem greift der Nutzer von beiden Anwendungen auf den gesamten Datenpool zu, etwa Bautagesberichte, Fotos, Mängel usw. Heute nutzt ERL 218 Lizenzen 123erfasst sowie acht von 123quality.

Intensive Testphase: Zeiterfassung und Mängelmanagement

Fünf Monate, von Mai bis September 2021, testete ERL mit einer 15-köpfigen Pilotgruppe intensiv die Zeiterfassungslösung. Dazu gab man alle Stamm­daten der Mitarbeiter ein und wies diese einer heimatnahen Baustelle zu, um bei Fragen schnell reagieren zu können. Gleichzeitig disponierte man die Mitarbeiter weiterhin in Excel. Betriebswirtin Elisabeth Buchner, die die Einführung mit Michael Erl, dem zuständigen Vorstand der Gruppe, betreute, äußert sich dazu: „Peu à peu hat alles gut funktioniert und die Lohnbuchhaltung konnte die Daten im nächsten Schritt um die Personaldaten, wie Personal-ID und Eintrittsdatum ergänzen.“

Nach dem positiven Abschluss der Pilotphase führte man alle Poliere in die Handhabung der Lösung ein. Dort läuft die 123erfasst-App auf dem Smartphone. Die gewerblichen Mitarbeiter stattete ERL mit einem Chip aus, mit dem sie ihre Arbeitszeiten über Terminals auf den Baustellen erfassen. Die gewerblichen Kollegen können sich die App auch mit eingeschränkter Nutzung auf ihr persönliches Smartphone herunterladen, um sich über ihre Einsätze zu informieren. Darüber hinaus füllen sie per App Fahrernachweise und Abwesenheitsanträge aus und führen Stundenkorrekturen durch.

Sonderfälle erfasst

Auch, wenn die Mitarbeiterdisposition ab August 2021 nur noch über 123erfasst lief, erfasste man die Zeiten noch bis Mai 2022 parallel auf Stundenzetteln. Grund dafür waren zahlreiche Sonderfälle, wie zum Beispiel die Baggerwartung vor den eigentlichen Tätigkeiten. So konnte man nach und nach für alle anfallenden Sonderfälle außerhalb der Baustelle eine ganz individuell zugeschnitte Lösung in 123erfasst integrieren.

Mittlerweile spart die Lohnabteilung enorm viel Zeit, da keine handschriftlichen Zettel mehr eingesammelt und auch keine Daten aufwändig manuell einzugeben sind. Auch der immense Aufwand für Kontrollen und die fehlerhaften Dateneingaben gehören der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, sobald der Mitarbeiter sich auf der Baustelle ausgeloggt hat. Sollten Fehlbuchungen vorliegen, werden diese korrigiert. Dann werden die Daten zur Bearbeitung ins Lohnbuchhaltungssystem übertragen.

123erfasst vereinfacht auch die Personalplanung. So ist für die technische Fachwirtin Corinna Schosser, die zuständig für die Mitarbeiterdisposition ist, sofort ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist und welche Tätigkeiten der Kollege dort ausführt.

Mängelmanagement: Leichte Mängelbearbeitung

Die Mängeldokumentation per Foto wird intensiv genutzt. Während der Hausbegehungen fotografiert man alle Mängel und verortet diese auf dem in 123quality hochgeladenen Grundriss. Daraufhin werden sie nach Gewerk sortiert, in einem Bericht mit einer Bearbeitungsfrist aufgeführt und an die internen und externen Gewerke zur Abarbeitung weitergeleitet. Der für die Nachverfolgung der Mängelbehebung zuständige Mitarbeiter überprüft nach der Frist, ob sie behoben wurden.

„Ursprünglich haben wir bei Hausbegehungen die Mängel mit Malerkrepp markiert, dann fotografiert, die Fotos in einem Dokument mit der Verortung der Mängel beschrieben und den Gewerken zugeordnet,“ sagt Corinna Schosser. Mit der neuen Vorgehensweise im Mängelmanagement spart das Unternehmen viel Zeit. Mit wenigen Mausklicks ist alles dokumentiert und die Berichte lassen sich zeitnah an die relevanten Abteilungen oder externen Ausführenden weiterleiten.

Einfach und übersichtlich

Früher hat man die Einsätze der Mitarbeiter in Excellisten aufgeführt, sie ausgedruckt und bei Bedarf per Hand geändert. Heute geht das mit wenigen Klicks. „Der zeitliche Aufwand der Mitarbeiterdisposition war viel zu hoch. Jetzt sieht jeder mit einem Blick in der App, wo er eingeteilt ist“, meint Schosser. Das ist für alle Beteiligten einfacher, übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Durch die akribische Vorbereitung und Einführung sowie die intensive Testphase mit der Pilotgruppe konnte ERL Unwägbarkeiten eliminieren und die Arbeiter auf der Baustelle waren nach kurzer Einweisung in der Lage, problemlos mit 123erfasst zu arbeiten.

Von Heike Blödorn.

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