IWMS: Was ein integriertes Workplace-Management-System alles kann

IWMS an Traditionsschule im Einsatz: Sunderland wurde 1901 als städtische Berufsfachschule gegründet, erhielt 1992 den Status einer Universität und hat heute rund 20.000 Studierende an allen Standorten. Aufgrund ihrer sozialen Inklusion und ihrer vielfältigen Studentenschaft (mehr als 120 Nationalitäten) kam die Universität Sunderland bei den Times Higher Education Awards 2021 in die engere Auswahl für die Universität des Jahres.

Wenn die Software zu langsam ist

Anstatt für Effizienz zu sorgen, war das CAFM-System veraltet, langsam und bremste die Universität aus. Um unnötige Erneuerungskosten zu vermeiden, entschied die Estates-Abteilung der Universität das alte System auszumustern und zu ersetzen. Die gestiegenen Erwartungen an die Effizienz und der zunehmende Bedarf an Berichterstattung sowie verbesserter Governance veranlasste die Universität nach einem Integrated-Workplace-Management-System (IWMS) zu suchen. „Wir brauchen eine Lösung, um unsere Daten genau analysieren zu können und eine klare Richtung für Verbesserungen im nächsten und übernächsten Jahr vorzugeben“, so John Knight, Head of Estates & Facilities Business Development, Universität Sunderland. Auf der Uni-Agenda stehen bereits zahlreiche Initiativen, etwa zur Umgestaltung des Arbeitsplatzes, zur Raumnutzung und Nachhaltigkeit sowie zur Einführung neuer Technologien für einen intelligenteren Campus – insbesondere mit dem Ziel, auch die Stadt Sunderland zur „Smart City“ zu machen.

IWMS: Gebrauchsfertiges System

Knight wollte eine einheitliche Datenplattform und dafür einen vorausschauenden Technologiepartner engagieren, um diese zukünftigen Ambitionen zu realisieren. Sein Team sollte mit einer sofort einsatzbereiten Anwendung ausgestattet werden, die Best Practices umfasst und leicht zu erweitern ist. Die Campus-Management-Software von Planon war da die ideale Lösung, da sie sowohl ein Instandhaltungs- und Immobilienmanagement als auch ein Flächen- und Arbeitsplatzmanagement umfasst.

„Hätten wir uns für ein maßgeschneidertes System entschieden, würden wir jetzt noch darüber reden und hätten drei- bis viermal so viel Zeit für die Inbetriebnahme gebraucht“, erklärt Knight.

Während des Auswahlverfahrens war es wichtig, neben dem Führungsteam auch die alltäglichen Nutzer des Systems mit einzubinden. Um dies zu erreichen, brachte Knight alle Stakeholder zusammen, um ihnen die Gründe für den Systemwechsel zu erläutern, sie in den neuen Optionen zu schulen und ihnen Szenarien vorzugeben, um die Software auszuprobieren. Außerdem sollten sie die Lösung testen und anschließend Feedback geben und Vorschläge machen. Die Beteiligten wurden dann gebeten, die Systeme einzustufen. Dieser Input wurde dann für die endgültige Auswahl des Anbieters herangezogen.

„Das hat sehr gut funktioniert, da man das gesamte Team einbezogen hat und so die Eigenverantwortung und das Engagement aller Beteiligten förderte, weil sie mitentscheiden konnten, welche Richtung wir einschlagen würden“, sagt Knight.

Nur noch wenige Sekunden

Das gesamte Team hat hart gearbeitet, um alle Daten zu bereinigen und Lücken zu identifizieren, bevor man mit der Ausschreibung beginnen konnte. Knights Ansatz, sein Team während des Auswahlprozesses in der Software zu schulen und die Entscheidung für die vorkonfigurierte, sofort einsatzbereite Lösung von Planon bedeuteten, dass die Universität Sunderland in nur sieben Wochen in der Lage war, die Software zu kaufen, zu implementieren und in Betrieb zu nehmen.

„Dass das Planon-System unsere Effizienz wirklich steigern würde, war mir in dem Moment bewusst, als eine Helpdesk-Mitarbeiterin Zweifel an der Funktion des Systems äußerte, da sie eine Arbeitsauftragsanfrage mit nur vier Klicks zuweisen konnte“, so Knight. „Aber genauso sollte es sein: Vier Klicks, und der Auftrag wird innerhalb von Sekunden dorthin geschickt, wo er gebraucht wird. “

Das Estates-Team der Universität konnte sogar für noch mehr Effizienz sorgen, indem es die Service Level Agreements für Arbeitsaufträge verschärfte. Das führt zu mehr Transparenz und Verantwortlichkeit bei der Arbeitszuteilung.

Planons einheitliche Datenplattform bietet auch mehr Sichtbarkeit über alle Einrichtungen hinweg: von der Überwachung der Produktivität im Team bis hin zu größerer Transparenz der Governance, einschließlich der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und der Berichterstattung. Den Führungskräften kann man nun also problemlos genaue und zuverlässige Daten bereitstellen, um besser strategische Entscheidungen zu treffen.

Mehr App-Funktionen nutzen dank IWMS

Sobald das Planon-System vollständig in die Universität integriert ist, plant man die Einführung proaktiver Instandhaltung, Planon Mobile Field Services (PMFS) sowie Self-Service-Funktionen mit der Workplace-Engagement-App.Studierende, Fakultätsmitglieder und Mitarbeitende sollen so Vorfälle und Anfragen direkt mobil über das Planon-System ans Estates-Team übermitteln können.

Von Bianca Dekker.

Lesen Sie auch: Echtzeit-Visualisierung: Dank neuer Software zu schnellerer Kundenkommunikation