Innenarchitektur mit Leidenschaft

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Laut Olaf Kitzig hat es jedes Projekt ob Hotel, Gastronomie, Shop oder Retail verdient, mit Leidenschaft, Kreativität sowie mit Zuverlässigkeit und Perfektion durchgeführt zu werden. Seit 1998 realisiert sein Unternehmen Kitzig Interior Design im In- und Ausland Innenarchitektur- und Architekturprojekte. Doch nicht nur erfolgreich abgewickelte Projekte sondern auch betriebswirtschaftliches Denken und ein stringentes Projekt- und Unternehmenscontrolling sichern den Erfolg des Planungsbüros. Seit 2015 unterstützt dabei die Büro- und Projektcontrollinglösung Kobold Control. Von Heike Blödorn

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Laut Olaf Kitzig hat es jedes Projekt ob Hotel, Gastronomie, Shop oder Retail verdient, mit Leidenschaft, Kreativität sowie mit Zuverlässigkeit und Perfektion durchgeführt zu werden. Seit 1998 realisiert sein Unternehmen Kitzig Interior Design im In- und Ausland Innenarchitektur- und Architekturprojekte. Doch nicht nur erfolgreich abgewickelte Projekte sondern auch betriebswirtschaftliches Denken und ein stringentes Projekt- und Unternehmenscontrolling sichern den Erfolg des Planungsbüros. Seit 2015 unterstützt dabei die Büro- und Projektcontrollinglösung Kobold Control. Von Heike Blödorn

Das 44-köpfige Team von Kitzig Interior Design führt Projekte vom Entwurf bis zur Fertigstellung durch und lässt dabei nie die Anforderungen der Auftraggeber wie auch deren Corporate Design aus dem Auge. So entstehen unverwechselbare, innovative Raumerlebnisse, die Ästhetik und Technik vereinen. Klarheit und Struktur, Werthaltigkeit und Wirtschaftlichkeit kennzeichnen die Gestaltungskonzepte des Planungsbüros. Aber Olaf Kitzig hat nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Kundenprojekte im Auge sondern auch die seines Unternehmens, deren Zentrale sich in Lippstadt befindet mit weiteren Büros in Bochum, München und London.

Im Bereich Controlling hat sich in den Jahren ein Sammelsurium verschiedener Listen und Systeme für zum Beispiel die Erfassung und Dokumentation der Mitarbeiterstunden, Erstellung der Honorarangebote und Rechnungen angesammelt. Übertragungsfehler von einer Liste zur anderen oder auch Formelfehler kommen immer wieder vor und erschweren das Controlling. Daher entschließt man sich ein datenbankgestütztes Controllingprogramm einzusetzen, auf das auch die Mitarbeiter aus den Niederlassungen zugreifen können. Dieses sollte Funktionalitäten wie das Customer Relationship Management (CRM), Dokumentenmanagement, Honorarermittlung und Rechnungsstellung, Adressverwaltung, Zeiterfassung sowie die Ressourcenplanung abdecken. Nach einer intensiven Marktrecherche entschließt sich Kitzig Interior Design 2014 für das Controllingprogramm der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH.

Ressourcenplanung und Gemeinkostenfaktor

Wichtig für die Betriebswirtin Michaela Stenert, zuständig für das Projektcontrolling bei Kitzig Interior Design, ist die Ressourcenplanung, denn hier zeigt sich der Vorteil des integrierten Ansatzes. So zieht die Software die im Controllingteil ermittelten Budgets und Mitarbeiterstundensätze heran, um die Mitarbeiter auf die Projekte und Leistungsphasen zu verteilen und schon in der frühen Planungsphase die Auskömmlichkeit der Honorare zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die Berechnung des Gemeinkostenfaktors für die Betriebswirtin ein wesentlicher Faktor. Michaela Stenert erläutert: „Wir können dadurch die Gemeinkosten auf jedes Kostenträgerprojekt umlegen und erhalten korrektes, reales Zahlenmaterial.“ Kobold Control ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten ‑ Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge ‑ nach dem Verursachungsprinzip.

Alle Mitarbeiter sind im System mit ihren Bruttogehältern hinterlegt. Bei Projektbeginn werden die Budgets für die einzelnen Leistungsphasen gebildet und darauf aufbauend die Soll-Stunden ermittelt. Diese errechnet das System über den Durchschnittsstundensatz, der bei vergangenen Projekten auf den einzelnen Phasen angefallen ist. Die Controllerin übernimmt diesen entweder direkt als Planstunden oder gleicht ihn an, sollte zum Beispiel bei dem Projekt ein Mitarbeiter in einer Phase tätig werden, der wesentlich teurer ist. Kobold Control bietet beide Möglichkeiten: Die Angleichung des Stundensatzes oder die Angleichung der Stundenzahl. „Für uns ein probates Mittel, um die Leistungsphasen exakt zu steuern“; erklärt die Controllerin.

Besondere Leistungen erfassen

Während des Projektverlaufs weisen die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden den einzelnen Leistungsphasen zu. Besondere Leistungen werden genauso erfasst, dies setzt allerdings voraus, dass die Projektleiter den Mitarbeitern gegenüber die vertraglichen Details kommunizieren. Somit ist erkennbar, in welchen Leistungsphasen das Unternehmen das Geld verdient. Erfahrungsgemäß sind die Leistungsphasen 6 und 7 eher kritisch, da deren prozentualer Anteil in der HOAI gering ist. Um keinen Verlust einzufahren, bereitet man die Phasen 3 und 5 entsprechend gut vor.

Vielfältige Auswertungen

Wöchentlich gibt man die erbrachten Leistungen ins System ein. Die Betriebswirtin greift dann auf unterschiedliche in Kobold Control enthaltene Berichte zu. So untersucht sie die auf die einzelnen Projekte aufgelaufenen Kosten, erstellt Soll-Ist-Vergleiche und sieht sich die verbrauchten Budgets an. „Anhand des korrekten Zahlenmaterials kann ich die Leistungsphasen der einzelnen Projekte analysieren. Sollte etwas nicht entsprechend Plan laufen, bespreche ich die Situation mit dem Projektleiter“, meint Michaela Stenert und fährt fort: „Vielleicht können wir nachsteuern oder Nachträge stellen, vielleicht sind auch Besondere Leistungen unter den Tisch gefallen.“ Durch die Auswertungen ist man bei Kitzig Interior Design in der Lage, die Situation aufgrund des exakten Zahlenmaterials genauestens zu durchleuchten und, wenn notwendig, rechtzeitig steuernd einzugreifen.

Vorteile und Nutzen

Kobold Control ist für die Betriebswirtin Stenert ein Werkzeug, das ihre Arbeit enorm erleichtert. Sie empfindet es als vorteilhaft mit einer datenbankbasierten Lösung zu arbeiten, die verschiedene Sichtweisen auf die Projekte und schnelle Auswertungen auf Basis verlässlichem Zahlenmaterial bietet. „Heute müssen wir nicht mehr die Honorarangebote in einem System erstellen, die Rechnungen in einem anderen, die Projekte mit Excel-Dateien auswerten und die Stunden in einem weiteren System erfassen, sondern all das ist in einer Lösung integriert“, erläutert die Controllerin. Auch steht den Anwendern eine differenzierte Rechteverwaltung zur Verfügung, die Zugriffszeiten sind bedeutend besser als bei Tabellenkalkulationsprogrammen, gerade wenn im Laufe der Zeit das Datenvolumen an Umfang zugenommen hat. Eingaben und Änderungen am Datenbestand sind sofort wirksam und stehen allen Anwendern für die unterschiedlichsten Anfragen zu Verfügung.

Olaf Kitzig nutzt die Informationen, die durch Kobold Control wesentlich detaillierter greifbar sind, für seine Entscheidungsfindung. So kam die Frage auf, ob die für die Auftraggeber erstellten 3D-Visualisierungen zu günstig seien. Die in den Honoraren nicht enthaltenen Leistungen, rechnet Kitzig Interior Design pro Stück zusätzlich ab. Bei der Analyse stellt sich heraus, dass das Unternehmen zu viele Kosten für Renderings produziert, da mehr Modifikationen eines Renderings erfolgen als vertraglich vereinbart sind. Dieses ist klar ersichtlich durch die Bemerkungen, die die Renderer bei der Stundendokumentation eingeben. Aufgrund der Informationen kann man den Preis entsprechend anpassen.

Bild oben: Casino des Yachtclub Chiemsee. Bild: Kitzig Interior Design

 

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