Geodaten für DMS und Archiv: So vereinfachen sie Arbeitsabläufe im Bauwesen

Geodaten sind im Tiefbau ein wichtiger Aspekt für die Zuordnung von Informationen und für die Planung: Der Standort einer Baustelle, einer ausgefallenen Ampelanlage oder die genaue Stelle, an der Straßenschäden an einer Landstraße zu reparieren sind. Mit der Entwicklung und Einführung eines georeferenzierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat das Tiefbauamt des Schweizer Kantons Zug gemeinsam mit Kendox eine offene Lösung geschaffen. Sie bietet zudem großes Potenzial für die Nutzung durch andere Branchen. Anhand von Geometriedaten lassen sich Verträge, Pläne, Fotos und andere Dokumente über eine interaktive Karte sowie über GIS-Tools georeferenziert auffinden und anzeigen.

Als Abteilung der Baudirektion des Schweizer Kantons Zug ist das Tiefbauamt zuständig für die Planung, den Bau und den Unterhalt des kantonalen Straßennetzes, den Wasserbau sowie Aufgaben für Verkehrstechnik und die Baupolizei. Mit rund 70 Mitarbeitenden betreut das Amt jährlich ca. 150 Bau- und Instandhaltungsprojekte. Bei Baustellenbegehungen gilt es, Protokolle und Berichte zu erstellen, die jeweils mit einem bestimmten Bauprojekt oder einem Ort verknüpft sind. Mehr als 70 Prozent von Verwaltungsdokumenten haben schätzungsweise einen Geo-Bezug zu einem bestimmten „Ort“ (Bauwerk, Gewässer, Straße, Radweg, Lichtanlage, etc.). Bislang war beim Tiefbauamt Zug eine Suche nach den Dokumenten im DMS aber nur über Metadaten möglich.

Intuitive Dokumentensuche durch GIS-Anbindung

Das Tiefbauamt arbeitet sehr intensiv mit GIS-basierten Fachapplikationen. Die Suche über eine „Landkarte“ wäre in bestimmten Situationen deutlich intuitiver als die Suche über Adressen und andere Dokument-Metadaten. Ein direkter Zugriff aus verschiedenen GIS-Anwendung auf Dokumente im DMS war aber nicht möglich. Benutzende mussten die GIS-Anwendung verlassen und im DMS (nochmals) recherchieren.

Im Rahmen der Digitalisierung erkannten die Verantwortlichen die Vorteile, die ein Zusammenführen der Geo-Daten mit den sehr strukturiert verwalteten Informationen im vorhandenen DMS Kendox InfoShare bieten würden. Eine Kartenvisualisierung würde die intuitive Suche sowie die Auffindbarkeit von Informationen ohne spezifische Suchparameter vereinfachen. Zudem ließe sich die Transparenz in Bezug auf Kontextinformationen verbessern.

In seinem Team entwickelte Pit Bühler, Leiter Change-Management und Finanz Controlling beim Tiefbauamt Zug, zusammen mit dem DMS-Partner Kendox eine Lösungsidee mit den Basis-Anforderungen. Dazu gehörte die Anzeige von Geometrien (Bauten, etc.), die mit einem Dokument verknüpft sind, ebenso wie die Suche von Dokumenten anhand von Geometrien und das flexible Zuordnen von Dokumenten auf einer Karte. Für das DMS wurde ein neuer Abfrage-Client ‘gebaut’, der auch mit Geometriedaten umgehen kann. Dafür hat man die rund 80’000 bereits vorhandenen Dokumente im Archiv mit den entsprechenden Geometriedaten angereichert. Zusätzlich werden Geometrien der neuen Projekte und Bauwerke täglich automatisch in das Dokumentenmanagementsystem übertragen.

Vielschichtige Verknüpfung der Geodaten und interaktives Multimedia-Archiv

Die Anzeige von Dokument-Geometrien auf einer Karte ist bestens durchdacht. Zu jedem Dokument, das in Kendox InfoShare abgelegt wird, werden verschiedene Metadaten hinterlegt. Das können zum Beispiel Name des Projekts, Gemeinde, Straße, Bauwerk oder Radstrecke sein. Parallel dazu pflegt das Tiefbauamt die Geometrien der jeweiligen Objekte, mit denen sich dann die Dokumente — beispielsweise Bild- und Videomaterial aber auch zugehörige Rechnungen, Angebote, Berichte etc. — anreichern lassen. Die Geometrien sind über eine App auf einer Kartenansicht visualisierbar. Benutzer können in InfoShare Dokumente markieren und sich deren Geometrie anzeigen lassen. Ebenso können sie über die Kartenansicht erkennen, welche Dokumente einer bestimmten Geometrie zugeordnet sind. Zusätzlich werden vor Ort erstellte Bilder und Videos anhand der automatisch erfassten GPS-Daten den korrekten Geometrien zugeordnet.

Suchabfragen lassen sich von jedem beliebigen GIS-Tool über einen Kartenausschnitt an InfoShare schicken. Bei der Dokumentsuche über die App können Nutzer nicht nur einen Kartenbereich oder Punkt auswählen. Soe können auch Filterkriterien, wie zum Beispiel Dokumentart, Datum, etc. angeben. So sind alle Dokumente ermittelbar, deren Geometrien innerhalb des ausgewählten Kartenbereichs liegen und den Filterkriterien entsprechen. Anwender können sich auf diese Weise alle zu einem bestimmten Ort oder Grundstück gehörigen Dokumente anzeigen lassen, oder aber innerhalb eines definierten Kartenabschnitts nach speziellen Bauwerken (zum Beispiel Lichtsignalanlagen, Brücken, etc.) suchen. Auch die Suche nach Dokumentarten, wie etwa mit einem Bauwerk oder einem Ort verbundene Polizeiberichte, Baupläne oder Fotos, ist möglich.

Fazit und Ausblick

Durch das Projekt mit Kendox entstand für das Tiefbauamt eine neue Anwendungsmöglichkeit des bestehenden DMS-Systems für die Geoinformatik. Die Fachapplikation ist effizient, anwenderfreundlich und spart den Mitarbeitenden viel Zeit bei der Arbeit mit Dokumenten. Zudem ist sie aufgrund der auf Web-Technologien basierten Architektur sehr ausbaufähig. Suchbefehle können zukünftig über diverse GIS-Tools (wie QGIS, OpenStreetMap, OpenLayers, EU INSPIRE, …) oder entsprechende Location Based Apps abgesetzt werden, indem eine geographische Suchabfrage an das Kendox-Archiv geschickt wird.

Bei den Anwendern hat sich das Tool bereits fest etabliert. Zahlreiche Abteilungen nutzen es, zum Beispiel für die geographische Suche von Plänen, Verträgen oder Inspektionsberichten sowie generell für die Dokumentanablage auf Intrastrukturen mit Ortsbezug (Kunstbauten, techn. Einrichtungen etc.). Weitere Ausbaustufen sind bereits in Planung. Change Manager Pit Bühler möchte das DMS zu einer Kollaborationsplattform weiterentwickeln. Das soll den Dokumentenaustausch mit internen und externen Stakeholdern ermöglichen. Bei Bedarf sollen weitere Fachapplikationen eingebunden werden, um eine möglichst sinnvolle und effiziente Attribuierung der Dokumente zu gewährleisten. Neben der kontinuierlichen Weiterentwicklung des DMS will man zudem schrittweise neue Funktionalitäten, wie zum Beispiel digitale Signaturen und anderes, aufschalten und einführen.

Weitere Informationen: https://www.kendox.com/

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