Exakte Kostenplanung: Wie ein Ingenieurunternehmen erfolgreich den Überblick behält

Mit nur drei Mitarbeitern erbrachten KLEMM Ingenieure, die sich 2006 gegründet haben, zunächst ihre Leistungen im Bereich der Raumlufttechnik. Das Unternehmen und sein Leistungsspektrum wuchsen kontinuierlich, so dass man heute mit 27 Mitarbeitern das gesamte TGA-Portfolio abdeckt und in den Gewerken Sanitär, Heizungs-, Raumluft-, Labor- und Reinraumtechnik sowie in der Gebäudeautomation tätig ist. Für ihre Auftraggeber erarbeiten die Ingenieure individuelle Lösungen, für unterschiedliche Versorgungsbedingungen und raumklimatische Anforderungen, Forschungsgebäude, Gesundheitswesen und Industrie.

Datenbankorientierte Lösung für die Kostenplanung

Da das ursprünglich genutzte AVA-System die Anforderungen an Kostenplanung und Überwachung nicht mehr abdeckte und instabil war, suchte man nach einer durchgängigen und stabil laufenden datenbankorientierten Lösung. Die fand man bei der Münchener G&W Software AG. Von der ersten Kostenschätzung über die Kostenberechnung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bis zur Dokumentation abgeschlossener Projekte überzeugte die AVA- und Baukostenmanagementsoftware „California.pro“.„Das Programm hat für uns das beste Preis-Leistungsverhältnis der auf dem Markt verfügbaren Systeme. Daher haben wir uns 2017 für den Einsatz entschieden“, sagt Geschäftsführer Steffen Klemm. Durch ein bundesweites Händlernetz biete G&W zudem eine optimale Anwenderbetreuung vor Ort. Mit der Bauconsult Roland Wagner hat KLEMM Ingenieure jetzt einen direkten Ansprechpartner in Dresden, der das Büro in allen Belangen der Software unterstützt. Olaf Schreier ist zuständig für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bei KLEMM und froh darüber, dass Roland Wagner immer telefonisch erreichbar ist und für jede Aufgabenstellung eine Lösung findet. Zudem helfe er auch direkt vor Ort bei der Einführung neuer Funktionen und Schulungen.

Stützte man sich bei der ersten Kostenschätzung noch auf ein in Excel entwickelte Tool, steigt das Büro bei der Kostenberechnung voll in die G&W-Lösung ein. Dazu legte man ein umfangreiches Stamm-Leistungsverzeichnis an, in dem alle Positionen unterschiedlichster Objekte und Gewerke, die das TGA-Büro jemals ausgeschrieben oder entwickelt hat, für die einzelnen Kostengruppen aufgeführt und mit den relevanten Projekten verknüpft sind.

Damit die Kosten aktuell und nutzbar sind, aktualisiert Olaf Schreier die Kosten regelmäßig. Zum einen pflegt er die Preissteigerungen ein, die er von den Händlern erhält. Er filtert aber auch die Ausreißer bei den Bieterpreisen heraus, bildet von den restlichen den Mittelwert und schreibt diesen ins Stamm-LV zurück. Außerdem überprüft er einmal jährlich alle Preise und aktualisiert sie. Vorteilhaft empfindet Schreier, dass er sich in California.pro die entsprechenden Positionen herausfiltern kann und den prozentualen Aufschlag nur einmal eingeben muss, was viel Zeit spart. Wird ein neues Projekt beauftragt, greift der AVA-Spezialist auf die Daten des Stamm-LVs zu und überträgt die Kosten der relevanten Positionen per Drag & Drop ins neue LV. So erhält er schnell und in einem frühen Stadium eine exakte Kostenberechnung. Für die öffentlichen Auftraggeber nutzt Schreier die Baupreise des STLB-Bau/Dynamische Baudaten.

Regelmäßige Übersicht über aktuellen Leistungs- und Kostenstand

Bevor das Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung erstellt wird, ordnet der Ingenieur die Kosten den entsprechenden Kostenstellen und Kostenträgern zu, wie zum Beispiel Gewerken, Wohnungen, Nutzern oder auch dem Bund, Land, Kreis oder den Kommunen. Dies lässt sich mit California.pro entweder manuell oder automatisch nach Standardschlüsseln durchführen. Auch die Verteilung nach Aspekten wie „förderfähig“ oder „nicht förderfähig“ ist ein wichtiges Kriterium.

Für die industriellen Auftraggeber stellt das Büro das Leistungsverzeichnis und alle weiteren notwendigen Informationen auf der Vergabeplattform ein. Hier erfolgt der Datenaustauch in GAEB DA XML 3.1. Für die öffentlichen Auftraggeber, die selber ausschreiben, bereitet KLEMM Ingenieure die Unterlagen vor und speichert diese als GAEB DA90. Die abgegebenen Angebote lesen die Ingenieure im Datenformat DA84 ein, erstellen den Preisspiegel und unterbreiten nach wirtschaftlicher und technischer Prüfung einen Vergabevorschlag. Während der Ausführungsphase geben die TGA-Spezialisten die Aufmaße ins Programm ein, die sie sich elektronisch von den ausführenden Firmen zuschicken lassen. Ebenso die anfallenden Nachträge und Abschlagzahlungen. Der Bauherr erhält in regelmäßigen Abständen eine Übersicht über den aktuellen Leistungs- und Kostenstand sowie einen Soll-Ist-Vergleich. Nach gestellten Schlussrechnungen reicht Olaf Schreier die gesamte Kosten­dokumentation an den Auftraggeber weiter.

Kostenplanung: System begeistert mit umfangreicher Verwendung

Besonders die Stabilität der Lösung und die vielen Funktionen begeistern. Dass das System auch auf potenzielle Eingabefehler aufmerksam macht, kommt besonders gut an – falls man mal vergessen hat Preise einzutragen.

Geplant ist, das System zukünftig ab der ersten Kostenschätzung zu verwenden sowie die BIM-Funktionen zu nutzen, da man bis auf wenige Ausnahmen in 3D plant. Mit dem Erweiterungsmodul BIM2AVA 4.0 zum Raum- und Gebäudebuch von California.pro können die Ingenieure 3D-Modell-daten des CAD-Systems visualisieren und analysieren sowie diese zur automatisierten Mengenermittlung und Kostenplanung in BIM-Prozessen verknüpfen. Die Bauteile lassen sich für die automatisierte Mengenermittlung aufbereiten und für schnelle Kostenplanungen gruppieren.

Von Heike Blödorn.