Dokumentenmanagement mit zentraler Plattform: Wie Groupe Grisoni Bauprojekte orchestriert

M-Files, ein Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, berichtet gemeinsam mit dem langjährigen Schweizer Partner Tebicom über die erfolgreiche Einführung von M-Files als zentraler Plattform für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung bei der Groupe Grisoni.

Die Grisoni-Gruppe ist ein Schweizer Bauunternehmen, das mit fünf Tochtergesellschaften, zwölf Filialen und 1’200 Beschäftigten acht große Leistungsbereiche abdeckt. Dazu gehören Tiefbau, Hochbau, Geothermie, Eisenbahnbau und Generalunternehmung. Da Dokumentenmanagement in der Bauindustrie eine zentrale Rolle spielt, setzte das Unternehmen früh auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Als das bisher eingesetzte System ihren Bedürfnissen nicht mehr entsprach, entschied sich die Grisoni-Gruppe nach Beratung mit ihrem Infrastrukturpartner Tebicom für die metadatenbasierte Informationsmanagementplattform von M-Files.

„Wir wollten unsere Dokumente zentralisieren und so weit wie möglich papierlos machen, um die Suche zu erleichtern und die interne Verwaltung zu vereinfachen. Unser vertrauenswürdiger Partner Tebicom hat dafür M-Files als leistungsfähige Plattform eingeführt. Diese Kombination ist ein gewinnbringendes Duo“, so Yannick Bürgisser, Kaufmännischer Leiter bei der Groupe Grisoni. Das Ergebnis spricht für sich, denn der Suchaufwand nach Dokumenten ließ sich um 80 Prozent reduzieren.

Schnelle Rechnungsabwicklung

Nachdem im ersten Schritt generell die Kontrolle über alle Dokumente und Dateien hergestellt war, rückte die Unterstützung von Prozessen in den Mittelpunkt. Besonders lohnend für die Groupe Grisoni war die Integration von M-Files in den Rechnungseingangsprozess. Somit ließ sich die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen auf ein Zehntel reduzieren. Durch M-Files herrscht jederzeit Transparenz über den Status einer Rechnung – beispielsweise warum und wo die Freigabe blockiert ist. Die Abwicklung beschleunigt sich, was erhebliche Skontogewinne ermöglicht. Und von den 1’500 Rechnungen, die jede Woche bearbeitet werden, geht keine mehr verloren.

Nutzen über das Dokumentenmanagement hinaus

Mit diesem Erfolg wurde M-Files als bereichsübergreifende Plattform für das Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Prozessen etabliert und der Einsatzbereich nach und nach erweitert. Zum Beispiel erfolgt heute auch die Posteingangsverarbeitung mit der metadatenbasierten Plattform.

Die Groupe Grisoni schätzt besonders die Funktionen, welche die einfache und effiziente Zusammenarbeit der verschiedenen Beteiligten einer Baustelle ermöglichen. Die digitale Archivierung durch M-Files vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Denn alle Informationen zu Baustellen, die älter als zehn Jahre sind, werden automatisch gesetzeskonform archiviert.

Automatisierung weiterer Bereiche geplant

Da die Groupe Grisoni mit den bisherigen Ergebnissen mehr als zufrieden ist, plant sie, mit M-Files weitere Bereiche zu automatisieren. Vorgesehen sind nun zunächst die Baustellenverwaltung, das Personalmanagement und die Lagerbestandsverwaltung sowie die digitale Ausstattung der Vorarbeiter.

„Wir sind stolz darauf, die Gruppe Grisoni bei ihrer digitalen Transformation begleitet zu haben. Dank M-Files verwendet die Gruppe fast kein Papier mehr und alle Entscheidungen und Prozesse sind jederzeit nachvollziehbar. M-Files als Herz des Informationsmanagements war die richtige Plattform dafür“, fasst Christian Bosson, Vertriebsingenieur bei Tebicom, den gemeinsamen Projekterfolg zusammen.

Bild oben: Groupe Grisoni orchestriert ihre Bauprojekte mit M-Files. Bildquelle: M-Files

Die vollständige Fallstudie kann hier eingesehen werden: https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

Weitere Informationen: https://www.m-files.com/de/

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