Baustellenmanagement: Wie Sie Prozesse effektiv optimieren

Baustellenmanagement über zwei Generationen: Der Bautechniker Wilhelm Häfele gründete 2004 mit zehn Mitarbeitern seinen Baubetrieb. Nach und nach wuchs das Unternehmen im badenwürttembergischen Bad Wurzach zu einem 25 Mann starken Betrieb heran. Seit 2017 wird der Senior von seinem Sohn Johannes, der Betriebswirtschaft studierte, unterstützt. Während der Vater sich auf den technischen Bereich konzentriert, ist Johannes Häfele für den kauf- und abwicklungstechnischen Bereich zuständig.

Baustellenmanagement: Mehr Überblick über verschiedene Bereiche

Heute wird die Baugeschäft H & M GmbH von Planungsbüros, der öffentlichen Hand und privaten Bauherren engagiert. Der Baubetrieb konzentriert sich schwerpunktmäßig auf die Rohbauerstellung, aber auch Außenanlagen, Schlüsselfertigbau, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie Reparaturen gehören zum Portfolio.

Einfache Handhabung

Um die Digitalisierung auf der Baustelle voranzutreiben, suchte Johannes Häfele nach einer Software, mit der die Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen sowie die Geschehnisse auf der Baustelle
dokumentieren können. Wichtig war für den Junior, dass neben der einfachen Handhabung die Software von Bauexperten entwickelt worden war und somit die Anforderungen des Baubetriebs exakt abdeckt. Nach intensiver Marktrecherche entschied man sich zum Jahreswechsel 2017/18 für die Lösung des Lohner Softwarehauses 123erfasst.de.

Die Baugeschäft H & M GmbH stattete fünf Teamleiter mit Tablets aus, auf denen die 123erfasst-App installiert war. Zu Arbeitsbeginn loggt sich der Teamleiter ein und erfasst seine Zeiten sowie die seiner Mitarbeiter. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu; falls gewünscht auch den Bauteilen und Baubereichen.

Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Fingerklicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt 123erfasst per Funk an die Lohnbuchhaltung. Dort überprüfen die Kollegen die Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit. Am Monatsende überträgt man dann die geprüften Daten an den Steuerberater zur Baulohnabrechnung. Johannes Häfele dazu: „Gab es anfangs vor allem bei den älteren Mitarbeitern Bedenken, so wurden diese schnell zerstreut, da alles gut funktioniert und die Vorteile im Alltag ersichtlich waren.“

Fotodokumentation spart Zeit beim Baustellenmanagement

Für den Baubetrieb ist die Fotodokumentation enorm wichtig. Die Aufnahmen werden in der App mit den GPS-Koordinaten gespeichert, Baustelle, Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet und auf den Server hochgeladen. Dadurch ist die Geschäftsführung in der Lage, den Auftraggebern die erbrachten Leistungen detailliert zu belegen, so dass man eventuelle Unstimmigkeiten schnell klären, aber auch zurückliegende Arbeiten einfach nachvollziehen kann. Das ist besonders bei Tief- und Kanalbauarbeiten wichtig. „Die Arbeiten an den Außenanlagen finden zumeist erst viele Monate und teils Jahre später statt. Muss man hier zum Beispiel nachvollziehen, wo die Entwässerungsrohre damals verlegt worden sind, ist dies relativ einfach über die Fotodokumentation möglich, in die man auch Notizen mit Maßangaben skizzieren kann“, sagt Johannes Häfele.

Seit das Unternehmen die 123erfasst-App einsetzt, fahren die Häfeles nicht mehr so oft auf die Baustellen wie früher. Hat der Polier etwa eine Frage zu einem besonderen Sachverhalt, macht er ein Foto und überträgt es an die Zentrale, so dass die Geschäftsführung aufgrund des Bilds eine Entscheidung treffen kann. Dank der Zeitersparnis beim Baustellenmanagement könne er nun die Betreuung der Kunden intensivieren, da die Anforderungen der Auftraggeber in der letzten Zeit sehr gestiegen seien, so Johannes Häfele.

Verbrauch und Maschineneinsatz

Hatte man sich anfangs auf Zeiterfassung und Fotodokumentation konzentriert, so verbucht das Bauunternehmen seit Oktober 2019 auch den Materialverbrauch und protokolliert den Maschineneinsatz.

Im System sind verschiedene Materialien wie zum Beispiel Stahl, Schüttgüter, Ziegel, Beton, Dämmstoffe, Rohre und diese in unterschiedlichen Formaten hinterlegt. Der Polier erfasst die angelieferten Paletten, fotografiert den dazugehörigen Lieferschein und vermerkt die Lieferscheinnummer in den Bemerkungen. „So können wir die auf der Rechnung angegebenen Mengen schnell mit den Mengen des Lieferscheins vergleichen. Sollte mal ein Lieferschein auf dem Weg ins Büro verlorengehen, schauen wir im Programm nach, ob das Material auf der Baustelle angekommen ist“, meint Johannes Häfele.

Beim Baugeschäft H & M erfasst man sowohl die Bereitstellungsgeräte wie Krane usw. als auch die Leistungsgeräte. Dies erfolgt teilweise auch durch Scannen eines gerätebezogenen QR-Codes. Da man das Bereitstellungsgerät nur einmal anmeldet und wenn es von der Baustelle entfernt wird, wieder abmeldet, erfasst der Mittelständler bei den Leistungsgeräten tägliche Einsatzzeiten, Zählerstände und die erbrachte Leistung. Die erfassten Daten der Leistungsgeräte sowie der Materialverbrauch werden der Baustelle zugeordnet. Die Ergebnisse lassen sich automatisch in die entsprechenden Kostenstellen zum Austausch und zur Weiterverarbeitung in die Nachkalkulation transferieren. Erhält Johannes Häfele die Rechnungen über Mietgeräte, überprüft er den dort angegebenen Zählerstand mit den auf der Baustelle eingegebenen Daten.

Mit 123erfasst hat das Bauunternehmen die erbrachten Leistungen transparent dokumentiert und kann diese auf Knopfdruck nachweisen, was früher nur mit einem enormen Zeitaufwand möglich war. „Ein auf Papier geschriebener Bautagesbericht kann verloren gehen oder wird erst Tage später eingereicht. Heute habe ich alles sofort in der Zentrale und muss den Zetteln nicht mehr hinterherrennen“, erklärt der Geschäftsführer. Auch die Übertragung der Daten an die Lohnabrechnungen bringt viel Zeitvorteil. In der Vergangenheit wurden die Daten im Büro von Hand ins System übertragen und das Steuerbüro musste diese dann in „DATEV Lohn und Gehalt“ importieren.

Weitere Schritte in der Digitalisierung der Prozesse sind in der Firma geplant, da man die Baustellendaten in allen wesentlichen weiteren Programmen nutzen möchte: Man müsse sich jetzt auf die Digitalisierung vorbereiten und alle Prozesse bestmöglich automatisieren, um in Sachen Baustellenmanagement schwierigen Zeiten gewappnet zu sein, lautet das Credo von H & M.