Baukostenmanagement: Die Kosten immer im Blick

Jürgen Bummer und Christian Hof gründeten 2006 ihr Unternehmen als Büro für Versorgungstechnik. Beide arbeiten bereits seit 2001 mit dem AVA-Programm California. Überzeugt hat beide sowohl die Funktionalitätstiefe, nicht nur beim Baukostenmanagement, als auch die einfache Handhabung des Programms. Aus diesem Grund hielt California auch im neuen Unternehmen Einzug. Heute nutzen über 20 der momentan 45 Mitarbeiter das umfangreiche Programm für ihre Arbeitsprozesse.

Baukostenmanagement: Flexible Software für alle Bedürfnisse

Das Büro verfügt über ein breites Leistungsspektrum und begleitet öffentliche Auftraggeber und die Industrie ebenso wie gewerbliche und private Bauherrn. So zählen die Entwicklung von technischen Versorgungskonzepten, die Planung sowie die Objektüberwachung der TGA von Schulen, Hochschulgebäuden, Laboren, Krankenhäusern, Feuerwehren, Schwimmbädern, Verwaltungs- und Wohnungsbauten, Museen und gewerblichen Immobilien zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus setzt man Passivhausstandards nach allen Regeln der Technik und gesetzlichen Vorgaben um und erarbeitet Brandschutz- und Energiekonzepte mit Wirtschaftlichkeitsberechnungen.

Um California optimal zu nutzen, arbeitete die Teamassistentin und Schlüsselanwenderin Brigitte Moser zusammen mit G&W eigene Bürostandards aus. Diese erlauben es jedem Mitarbeiter, sich schnell in den Aufbau und die Datenablagestrukturen einzuarbeiten, um die Kosten für die Projekte durchgängig von der ersten Kostenschätzung bis zur Dokumentation der abgeschlossenen Baumaßnahme optimal planen und verfolgen zu können.

Durchgängige Strukturen im Baukostenmanagement

Abhängig vom Auftrag bearbeiten die TGA-Fachkräfte die Leistungsphasen zwei bis neun nach HOAI und nutzen California bereits zur intialen Kostenschätzung. Zum Einsatz kommt dabei das nahtlos in California integrierte STLB-Bau des DIN-Ausschusses, ergänzt durch DBD-BauPreise von Dr. Schiller & Partner. Diese Software nutzen die Mitarbeiter sowohl zur Preisermittlung als auch zur Bildung VOB-gerechter Ausschreibungstexte. Zum anderen greifen sie in California auf die Kosten ähnlicher, bereits abgewickelter Projekte mit Preisrückführung zu. Bei Bedarf belegen die Kostenplaner die einzelnen Positionen mit einem prozentualen Aufschlag. „Auf diese Weise können wir der Bauherrenschaft kurzfristig eine grobe Angabe über die Kosten der Maßnahmen mitteilen. Ab diesem Zeitpunkt verfolgen wir dann die Kosten akribisch bis zur Abrechnung“, erläutert Brigitte Moser.

Kostendokumentation

Bei den komplexen Maßnahmen, die verschiedene Bauabschnitte, aber auch Kostenträger beinhalten, und über mehrere Jahre laufen, ist es wichtig, immer den Überblick zu behalten. Die Planer schulden dem Auftraggeber regelmäßige Zwischenberichte über die Kostensituation der Maßnahme.

Mit California ist dies sehr einfach und übersichtlich darstellbar, denn in jedem Stadium werden die Kosten zu Dokumentationszwecken festgeschrieben. Das System dokumentiert die Projektstadien revisionssicher und stellt die Kostenentwicklung transparent dar. Bei vielen öffentlichen Projekten wie Schulen, Kindergärten oder Feuerwehren sind die Kosten in förderfähig und nicht förderfähig aufzuteilen, damit die Bauherrenschaft den Förderkriterien gerecht wird und einen aktuellen Überblick über das Investitionsvolumen hat. Die Software bietet hierzu die beliebige Aufteilung der Planungs- und Abrechnungsmengen und anteiligen Kosten auf Kostenträger oder andere frei wählbare Kriterien. Dabei können die Kosten entweder manuell oder automatisch zugeordnet werden.

Die Kostenzuordnung wird abhängig vom Projekt auch nach Räumlichkeiten durchgeführt. Dies kommt immer dann zum Tragen, wenn sich viele Räume ähneln, wie beispielsweise Bäder in Hotels oder Krankenhauszimmern, die Kosten pro Einheit zu kalkulieren sind und Alternativen zu betrachten sind. Dabei können die Kostenplaner die Gebäudestruktur mit Räumen, aber auch mit Bauteilen aus dem CAD-System übernehmen. Bei Änderungen von Ausführungsvarianten kann man diese bauteil- und raumübergreifend austauschen.

Die Bummer Hof Planungs-GmbH nutzt California intensiv für eine detaillierte Nachtragsverwaltung inklusive einer Historie aller Projektstadien sowie aller Nachtragsstadien. Gerade kommunale Auftraggeber legen viel Wert auf eine lückenlose und transparente Kostendokumentation, die mit wenigen Klicks zur Verfügung gestellt werden kann. Darüber hinaus werden mit dem Programm automatische Zahlungsanweisungen für Abschlagszahlungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen erstellt. Mit der Schlussrechnung kann dem Auftraggeber zusätzlich eine Aufmaßzusammenstellung zur Verfügung gestellt werden.

Kosten ermitteln mit BIM2AVA 2.0

Zukünftig will man auch die BIM-Funktionen der AVA-Software nutzen, da mittlerweile ein großer Teil der Projekte in 3D bearbeitet wird. Mit dem Erweiterungsmodul zum Raum- und Gebäudebuch „BIM2AVA 2.0“ lassen sich die 3D-Modelldaten aus dem CAD-System visualisieren und analysieren und mit der automatisierten Mengenermittlung und Kostenplanung in BIM-Prozessen verknüpfen.

Das Modul berücksichtigt auch Änderungen der Planung sowie eine „echte“ Kostengestaltung mit einer automatisierten Erstellung der Leistungsverzeichnisse. Letztere liefert California geometrieorientiert im Modul „Raum- und Gebäudebuch“ sowie ausführungsorientiert gleich mit bepreisten Bauteilen. Diese Struktur mit Änderungen ist über alle Projektstadien hinweg nachvollziehbar und automatisch gegliedert nach der Kostenstruktur der DIN 276 darstellbar. Das Projekt „Kammerspiele Ingolstadt“ wird beispielsweise vom gesamten Planungsteam als BIM-Projekt bearbeitet. Aus der Zusammenführung der BIM-Fachmodelle wird im Anschluss ein Koordinationsmodell erstellt.

Baukostenmanagement: Alle Kostendaten zur Hand

Entscheidend für die Bummer Hof Planungs-GmbH ist, dass in California.pro alle Zahlen von der ersten Kostenschätzung bis zur Abrechnung im System gespeichert und abrufbar sind. So lässt sich die Kostenentwicklung im Projekt jederzeit hochrechnen und die Kosten sind nicht nur nachzuverfolgen, sondern auch aktiv zu steuern.

Neben der Durchgängigkeit des Systems ist die leichte Bedienbarkeit und somit schnelle Erlernbarkeit für neue Mitarbeiter von Vorteil. Das zugrunde liegende Konzept für das Baukostenmanagement stellt zudem sicher, dass alle Daten automatisch gespeichert und gesichert werden. Durch eine gemeinsame Datenbank sind diese über die Standorte hinweg für alle im Büro verfügbar.

Von Heike Blödorn.

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