Baudokumentation digitalisieren: Mängel professionell managen

Baudokumentation schnell gemacht: Städte, Kommunen, Industrieunternehmen, Krankenhäuser, Universitäten und Unikliniken beauftragen die Engie Deutschland deutschlandweit mit der Planung und Betreuung der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) wie Luft-, Klima-, Kälte- und Wärmetechnik, MSR und Gebäudeautomation, Elektrotechnik, Sicherheitstechnik und Brandschutz. Das Unternehmen unterstützt dabei seine Auftraggeber, die Gebäude, Anlagen und Kernprozesse effizienter zu gestalten, um eine gesteigerte Verfügbarkeit und eine zuverlässige Betriebsbereitschaft zu gewährleisten. Die Ingenieure und Kaufleute optimieren aber nicht nur die Kernprozesse der Auftraggeber, sondern auch ihre eigenen.

Baudokumentation: Historie immer verfügbar

So wollte Engie Deutschland die gesamte Baudokumentation der über mehrere Jahre laufenden Großprojekte inklusive Fotos der jeweiligen Projektstände erfassen, um die beteiligten Kollegen zeitnah über den aktuellen Status zu informieren und bei Nachfragen die Historie jederzeit abzurufen. Darüber hinaus wollte man Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen sowie Nachträge dokumentieren und die entsprechenden Maßnahmen digital in die Wege leiten.

Aus Erfahrung lernen

Da ein Tochterunternehmen, die Otto Building Technologies GmbH, schon mit den Softwaretools 123erfasst und 123quality arbeitete, konnte man auf deren Erfahrungswerte zurückgreifen.

Mittlerweile arbeitet das Unternehmen mit 170 Lizenzen von 123erfasst und 200 Lizenzen von 123quality. Beide Anwendungen sind per App verfügbar, so dass man die Daten, wie Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen, Nachträge, Restleistungen direkt vor Ort aufnehmen und dem Büro übermitteln kann. Gleichzeitig ist der gesamte Prozess der Baudokumentation inklusive Fotos sowie die digitale Mängelerfassung, -verfolgung und -behebung standardisiert, übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert und führt zu einer besseren Qualität in der Ausführung, da alle Informationen an einem Ort liegen.

Systematische Einführung

Ines Müller, zuständig für die Koordination und Betreuung der Nachunternehmer, wurde vom Tochterunternehmen in die Handhabung der Software eingearbeitet und erstellte in Abstimmung mit dem kaufmännischen Leiter ein Schulungskonzept inklusive Handouts für die Nutzung der Software in den unterschiedlichen Niederlassungen. Danach schulte sie nach und nach die Bau- und Projektleiter sowie die technischen Systemplaner.

Das Gute an 123erfasst und 123quality sei, dass die Anwender mitgestalten und ihre Anforderungen nutzerspezifisch umsetzen könnten, so Müller. So erstellte sie mit dem Softwarehaus auch eine Vorlage für ein Anschreiben an die Nachunternehmer, das dem Corporate Design der Engie Deutschland entspricht und den relevanten VOB-Textbaustein sowie die Frist zur Mängelbeseitigung enthält.

Fotos auf Plan verorten

Die Bauleiter vor Ort setzen die 123quality-App auf dem Smartphone oder Tablet ein oder arbeiten mit dem System am Rechner. Sie erstellen damit die Tickets für die Mängel- und Behinderungsbeseitigung oder Nachträge und nehmen die Restleistungen auf. Alles wird mit Fotos auf dem Plan verortet. Dann schicken die Bauleiter die Tickets zur internen Prüfung und weiteren Bearbeitung an den Projektleiter oder den technischen Systemplaner. Nach der Freigabe leitet Ines Müller die Tickets mit den verorteten Fotos an die relevanten Nachunternehmer zur Bearbeitung weiter. Wurden der Mangel beseitigt, die Nachträge bearbeitet oder die Restleistung abgearbeitet, setzt der Bauleiter die entsprechenden Tickets auf „erledigt“, worüber alle Beteiligten automatisch informiert werden.

Bessere Qualität der Baudokumentation

Mittlerweile ist 123quality das tägliche Arbeitswerkzeug der kompletten Projektteams. Diese umfassen im Durchschnitt zehn Personen – je nach Größe des Projekts. Ines Müller dazu: „Die Qualität der Dokumentation hat sich wesentlich verbessert, da man schnell mit der Handy-App ein Foto machen und es direkt mit entsprechendem Titel dem Projekt zuordnen kann.“ Die Auftraggeber erhalten die dokumentierten Behinderungen oder Bedenken mit den auf dem Plan verorteten Fotos dann zu Dokumentationszwecken und sind auch stets informiert.

Für die Nachunternehmen ist diese Vorgehensweise transparent, da sie genau wissen, was sie wann und wo erledigen müssen. Die Bau- und Projektleiter sparen enorm viel Zeit, da der Informationsfluss digital erfolgt und sie die Nachunternehmen nicht auf der Baustelle persönlich treffen müssen. Ebenso erübrigen sich Nachfragen durch die transparente Vorgehensweise.

Die Großprojekte ziehen sich teilweise über mehrere Jahre. Heute können die TGA-Spezialisten durch die exakte Dokumentation bei Nachfragen die Abläufe genau nachvollziehen, auch wenn diese weit in der Vergangenheit liegen.

Zeit und Kosten sparen

Mittlerweile haben 123erfasst und 123quality eine strategische sowie kaufmännische Bedeutung für die Engie Deutschland. So sorgt die digitale Kommunikation bei den TGA-Experten für eine effiziente, reibungslose Abwicklung und die gewünschte Ausführungsqualität sowie für große Zeit- und Kostenersparnis. Auch im Hinblick auf die Gewährleistung ist immer alles ordnungsgemäß dokumentiert. Ines Müller erläutert: „Wir verzeichnen Einsparpotenziale – von der digitalen Zeiterfassung und Personalplanung bis zum automatisch generierten Bautagesbericht statt klassischem Bautagebuch. Durch die Nutzung von 123quality reduzieren wir auch unsere Personalkosten.“

Von Heike Blödorn.

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